Основным документом, который заполняется при денежных выплатах на крупных предприятиях, является платежная ведомость. Как и любые другие, она имеет свои правила и особенности оформления.
Этот бланк обычно используется именно в больших компаниях — маленькие фирмы для расчетов могут оформлять приходно-расходные ордера (действуют в течение одного дня).
Что такое зарплатная ведомость?
Зарплатная ведомость — бланк по форме Т-53 (ОКУД № 03010111). Применяется на предприятиях для выдачи зарплаты сотрудникам. Этот документ похож на расчетную ведомость. Ключевое отличие — в Т-53 указывается сумма, которая будет перечисляться сотруднику «чистыми» (то есть уже после всех отчислений).
Т-53 может состоять из нескольких страниц (зависит от количества персонала). Срок оформления — обычно до 3 рабочих дней. Бланки по форме Т-53 регистрируются в журнале под порядковым номером. Его нужно вести на протяжении календарного года, а затем хранить в архиве компании следующие 5 лет. Также не помешает знать про заявление о принятии на работу о правилах и особенностях его заполнения.
Зарплатная ведомость бланк (скачать)
- Скачать бланк зарплатной ведомости .doc
Платежная ведомость образец заполнения
Особенности заполнения ведомости по зарплате
Документ должен заполнять бухгалтер (либо вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере с последующей распечаткой). После этого бланк подписывается директором и передается кассиру, который и будет выдавать наличные сотрудникам согласно списку.
На лицевом листе указывают следующие сведения:
- Название и ОКПО предприятия.
- Дебетовый счет.
- Срок действия ведомости (не менее 5 дней со дня ее подписания).
- Сумма заработной платы, которую полагается выплатить по этому документу.
- Подписи главного бухгалтера и руководителя компании.
- Расчетный период.
На следующем листе (или листах, если сотрудников много) приводится таблица со следующими столбцами:
- Номер записи.
- Табельный номер работника.
- ФИО работника.
- Сумма к выдаче.
Напротив каждой строки (сотрудника) оставляют место для подписи работника. Он должен подписаться по факту полученных денег. Если по какой-то причине деньги не были выданы — напротив этого сотрудника кассир ставит отметку «Депонировано».
Если в штате большое количество сотрудников и кассир не знает всех в лицо — в последнем столбце указывается документ, который должен предъявить сотрудник для получения денег. Если это не требуется, столбец не заполняется.
Важно: если работник отличился какими-то положительными качествами или достижениями, руководство может выписывать благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу.
В конце бланка кассир вносит результат: какую сумму он выдал, и сколько было депонировано (если было). Когда форма полностью заполнена, она подписывается кассиром (который выдавал средства), датируется и передается в бухгалтерию. Ее обязан проверить бухгалтер и, если нет ошибок, подписать и поставить дату проверки.
Допустимы ли исправления в ведомости на выдачу зарплаты?
При заполнении документа (особенно если заполняется не один бланк, а сразу большое количество) не исключены ошибки. Если они обнаружены кассиром перед выдачей средств, бумага возвращается в бухгалтерию. При невозможности переоформить документ можно зачеркнуть ошибочные данные и вписать правильные.
Чтобы не допускать ошибок и не исправлять их, любой бланк должен заполняться по правилам (в том числе анкета соискателя при приеме на работу).
Важно: исправление должно быть заверено подписями ответственных лиц, которые подписывали начальный вариант. Также рядом должна ставиться дата внесения. Без подписей и даты исправление считается недействительным.
Подводим итоги
Ведомость на выдачу зарплаты не является самым основным документом, с которым приходится работать бухгалтерии. Бланк по форме Т-53 заполняется регулярно, но процесс его оформления простой и быстрый.
Главный нюанс — отсутствие ошибок в цифрах: из-за неточностей в расчетах сотрудник (или сотрудники) могут недополучить деньги или наоборот — получить больше. Чтобы предотвратить ошибки, после заполнения бухгалтером и после выдачи средств документ проверяется и хранится в архивах предприятия.
