Резюме секретаря – образец

В его задачи, как правило, входят, заполнение документов, обеспечение связи по телефону и по приему факса, встреча посетителей, организация совещаний и т. д. Более детально о работе секретаря будет рассмотрено в предлагаемой статье.

Файлы для скачивания:

• Бланк, doc
• Образец, doc

Обязанности

Секретарь является, своего рода, правой рукой руководителя учреждения, так как от его деятельности зависит эффективность работы фирмы.

К обязанностям секретаря можно отнести:

1. Оформление и заполнение служебной документации.
2. Исполнение распоряжений директора.
3. Решение организационных мероприятий.

В зависимости от размера компании, направления деятельности учреждения функции секретаря, да и само название должности, могут быть различны:

• Работа секретаря-делопроизводителя обязывает его обеспечить приём корреспонденции, разговоры по телефону с клиентурой, организацию совещаний и проведение делопроизводства.
• Секретарь на ресепшн обеспечивает прием гостей и клиентуры, сервисное обслуживание переговоров, разговор по телефону, факсу и электронному адресу с клиентурой.
• Секретарь администратор организовывает эффективное взаимодействие персонала офиса, обеспечивает контроль и порядок в рабочем кабинете, участвует в создании бизнес-планов, организовывает работу на базе передовых технологий в соответствие с безопасными условиями труда.
• Личный секретарь обязан всегда быть в курсе важных событий, планировать график мероприятий в учреждении, выполнять основную личную работу директора, облегчая ему деятельность по управлению фирмой.
• Судебный секретарь, обычно, привязан конкретному судье. Данное лицо обеспечивает заполнение документов, участвует на судебных заседаниях. К основным обязанностям такой должности относится подготовка бумаг для судебного производства, обеспечивая:
  • архивирование документов и передачу их в канцелярию;
  • знание законодательных нормативов государства;
  • заполнение протоколов заседаний суда;
  • отправление повесток;
  • приглашение лиц, участвующих в судебном производстве.
• Пресс-секретарь осуществляет поиск и подбор работников для пресс центра, занимается рекламой бренда, готовит актуальные новости, презентации. К главному направлению его работы относится общение со СМИ.

Как видно, обязанности секретаря могут быть обширны и требуют определенного образования, знаний и навыков.

(Видео: Пример резюме на Ассистента руководителя)

Образование

В зависимости от того какие функции возлагаются на секретаря, требуется соответствующее образование. Например, для занятия вакансии судебного секретаря, требования, предъявляемые к соискателю довольно высокие. Такому специалисту нужно обладать:

1. Высшим юридическим образованием.
2. Стажем работы не менее 2-х лет.
3. Продвинутым пользователем компьютера.

Трудоустроится в офис на свободную вакансию обыкновенного секретаря, для трудовой деятельности в приемном кабинете учреждения, можно и без опыта. При этом, образование и навыки такого претендента на вакансию секретаря должны соответствовать следующему:

• Иметь среднее образование.
• Умение пользоваться компьютерными программами.
• Знание делопроизводства.
• В некоторых случаях знание английского языка.

Немаловажным моментом для секретаря – имеет внешний вид и привлекательность претендента.

Пример заполнения раздела

Достижения и навыки

В данном разделе, при заполнении резюме секретаря надо будет отобразить успехи, которых добился секретарь на прошлом рабочем месте, работая на такой должности. К таковым можно отнести следующие примеры достижений:

• Анализировала повседневные задачи, необходимые для начальника, составляла его расписание на каждую встречу (до 6 встреч в день).
• Организовала 180 деловых и 90 частных поездок начальника (авиа- и ж/д билеты, открытие виз, страховки, трансфер, рестораны, отели, разработка программы посещений).
• Принимала и распределяла свыше 200 входящих телефонных звонков за день при помощи местной АТС.
• Принимала клиентские заказы — свыше 100 входящих телефонных звонков в день и 20 исходящих.
• Еженедельно организовывала 5 совещаний для офисного персонала.
• Обеспечивала ежемесячное снабжение учреждения канцтоварами, водой и продуктами.
• Создала 3 должностные инструкции, приведшие к повышению эффективности труда секретариата в 1,4 раза.
• Добилась набора текста до 300 знаков в минуту.
• Создала электронный документооборот, сокративший затраты времени на ведение документации и т. д.

Перечисленный список показывает, какими навыками и достижениями нужно владеть секретарю. При наличии таких достижений и навыков, можно смело рассчитывать на победу в конкурсе на получение свободной вакансии секретаря.

Ниже представлен пример заполнения данного раздела

Грамотное резюме нельзя заполнить без отображения важных знаний специалиста. А знания можно повышать путем прохождения соответствующих курсов по повышению квалификации.

Работодателю хочется знать не только основное образование соискателя, но какие дополнительные курсы посещал кандидат, которые касаются, именно, открытой вакансии секретаря, и какие знания он получил при этом.

В качестве образца о прохождении подобных курсов можно привести следующий пример для заполнения резюме:

Ключевые навыки секретаря

В некоторых случаях работодателю требуется, например, не просто секретарь, а секретарь-референт. И в этом случае на человека, занимающую такую должность, накладывается немного больше обязанностей, к примеру:

1. Подготовка докладов, проектов, документов.
2. Сбор информационно-аналитических материалов, и т.д.
3. Нередко секретарю-референту нужно знание конкретного иностранного языка.

И в этом варианте соискателю на такую должность в данном разделе нужно перечислить свои ключевые навыки, такие как:

• Знание делопроизводства.
• Умение пользоваться офисной оргтехникой.
• Способность хранить конфиденциальную информацию.
• Знание офисных компьютерных программ Word, Excel, PowerPoint, Outlook и пр.
• Умение пользоваться электронной почтой и т. д.

Данный раздел можно опустить, если такие навыки соискателя уже отображены в разделе «Достижения и навыки», или выделить отдельно раздел достижений и раздел навыков.

К профессиональным качествам секретаря можно отнести, те качества, которые характеризуют его знания и опыт работы, а также приобретенные навыки за время своей трудовой деятельности.

Работодатель, обычно ищет секретаря, обладающего следующими качествами, свидетельствующими о профессионализме соискателя:

1. Свободное владение английским языком.
2. Знакомство с деловым этикетом.
3. Умение пользоваться офисными программами, редакторами, Paint и Photoshop и навыками дизайна In Design.
4. Способность проведения переговоров и общения с первыми лицами.
5. Опыт трудовой деятельности в многозадачном режиме, готовность к сверхурочному труду.
6. Способность выделения приоритетов, оперативность в трудовой деятельности.
7. И конечно же умение быстро набирать текст.

Пример заполнения данного раздела расположен ниже

Дополнительные сведения

В этот раздел включаются сведения о соискателе, которые не были отображены в прочих разделах резюме. Сюда можно отнести личностные качества, с подкреплением их доказательствами, к примеру:

• Высокий профессионализм и хорошая работоспособность.
• Способность защищать интересы фирмы.

Кроме этого в данный раздел можно включить такие навыки, как:

• Уверенный пользователь компьютером.
• Знакомство с офисной оргтехникой.
• Знания иностранных языков, с указанием уровня.

Также можно отметить соискателю наличие у него водительских прав и личного автомобиля и т.д.

Пример

Примеры для раздела «О себе»

Одним из наиболее неоднозначных разделов в резюме является пункт «О себе». Многие кандидаты на должность секретаря не понимают, что указывать здесь, поэтому нередко используют, или шаблонные фразы, или через-чур описывают свои качества и увлечения.

Что отображать в данном разделе?

1. В первую очередь, конечно надо изложить правду.
2. Излагать требуется только те личные качества, которые имеют отношение к работе секретаря.
3. Описывать здесь нужно кратко, например, соблюдаю здоровый образ жизни, имею активную жизненную позицию и позитивный настрой. Не имею вредных привычек.

В качестве примеров описания раздела о себе можно привести следующие личные и деловые черты:

• Отзывчивость.
• Вежливость.
• Уверенность в себе.
• Бесконфликтность.
• Оптимизм.
• Стрессоустойчивость.
• Умение общаться с посетителями.
• Поддержание деловых контактов.
• Способность расставления приоритетов.
• Наличие активного жизненного настроя.
• Способность решения поставленной цели.
• Способность эффективного планирования своего времени.
• Креативное мышление.
• Внимательность к посетителям.
• Инициативность.
• Приятная элегантная внешность.

Если соискатель на вакансию секретаря увлекается какими-то хобби или имеет религиозные и политические взгляды – это не желательно отображать в резюме. Даже на собеседовании не стоит об этом распространяться.

Что бы претендент не отобразил в резюме, надо готовиться к собеседованию, где потребуется подтвердить написанное в отправленном документе.

Пример

(Видео: Ошибки при отправке резюме работодателю по электронной почте)

Образец резюме секретаря

Оформить резюме грамотно для получения вакансии секретаря можно самому. Для этого можно пересмотреть образцы подобных документов в Интернете и на их основе заполнить такой документ.

Можно также скачать в Интернете заполненный бланк резюме, например, в формате (doc, docx) и затем его подредактировать, исправив данные, внесенные в бланке, на свои.

Примечание. Надо иметь ввиду, что унифицированного образца резюме не существует. Каждый документ является уникальным, и его структура может отличатся.

Ниже предлагается один из заполненных примеров резюме секретаря, которым соискатель может воспользоваться.

• Бланк, doc
• Образец, doc