Изменение штатного расписания, как правильно внести изменения

Изменение установленного штатного расписания, его порядок и основания регулируются нормами отечественного трудового законодательства. Это связано с тем, что документ фиксирует универсальные требования и нормы, которые применимы к отдельным должностям фирмы. Учреждение ограничено рамками в организации условий труда служащих, а также порядка и размера осуществления оплаты труда. Тем самым гарантируются равные права всем лицам, занимающим те или иные должности.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Содержание

Больше о понятии

Законодателем не утверждается обязательное ведение штатного расписания на всех предприятиях. Необходимость составления данного рода документации может устанавливаться только внутренними распоряжениями. Если статус фирмы предусматривает необходимость оформить данную отчетность, то внесение изменений в штатное расписание будет происходить в строгом порядке.

Чтобы рассмотреть, как правильно совершается обоснование и вносятся поправки в график, следует сказать несколько слов об информации, которая отображается в содержании отчета. Основные графы включают:

количество аттестованных и неаттестованных должностей на фирме;
процент замещения вакансий и число свободных мест;
размеры ставок по каждой из должностей с учетом полагаемых пособий и денежных компенсаций;
утвержденное расписание труда для каждого из служащих в зависимости от вида деятельности.

Правилаведения кадровой документации не требуют обязательного составления штатного расписания, но если таковое имеется, то нужно позаботиться о надлежащем его оформлении. Заведенный журнал должен быть организован в соответствии с требованиями ведения официальных документов. Необходимо утвердить документ у руководителя, а также зарегистрировать его в канцелярии фирмы. Журнал в обязательном порядке нумеруется и прошивается. И только после этих действий он становится официальным документов, для ведения которого определена строгая процедура, и изменить который можно только при существенных основаниях.

Основания корректировки

Штатным расписанием на фирме утверждаются основные правила выполнения служебных обязанностей и осуществления финансовой оплаты. Поэтому документ должен быть стабильным и предотвращать внесение бесполезных коррективов. Поправки в штатном расписании вносят изменения в условия труда работников об основах денежных начислений, поэтому не допускается установление новых обстоятельств, которые ухудшают производительность фирмы или усложняют порядок выполнения труда.

Внести изменения в штатное расписание можно в одном из следующих случаев:

реорганизация учреждения, которая заключается в смене количества должностей и направления их работы;
сокращение штата;
расширение производства, которое вынуждает увеличить численность рабочих единиц;
в ситуациях, когда будут вноситься коррективы в размеры окладов;
смена производственной деятельности фирмы;
обновление имеющихся должностей.

Согласно трудовому законодательству, изменения в действующее штатное расписание вносятся и в других случаях. Перечень возможных оснований руководитель предусматривает самостоятельно в силу изменений в работе учреждения.

Соблюдение порядка

О внесении изменений в штатное расписание администрацией фирмы выдается приказ. В нем указываются аспекты, связанные с корректировкой документа. Отображаются причины изменений, сроки их действия и распространение. В зависимости от обстоятельств заполнения поправок, порядок действий будет различным.

Финансовые вопросы

Изменение штатного расписания в пользу увеличения денежных окладов работников происходит на основании приказа руководства фирмы. Для внесения изменений следует указать в распоряжении следующие вопросы:

список должностей предприятия, которых коснется увеличении оплаты труда;
объемы денежных компенсаций для каждой из должностей;
сроки воплощения в жизнь новых окладов.

Как пример, повышение оклада может касаться всего состава или отдельных должностей. В зависимости от круга лиц руководством фирмы подготавливаются индивидуальные дополнительные соглашения к каждому из контрактов. После того как новое соглашение утверждено, каждой из сторон вносятся изменения в штатное расписание. Необязательно искать образец, чтобы составить приказ и дополнительное соглашение, поскольку законодатель позволяет составлять документы в свободной форме.

Несколько иначе происходит механизм внесения изменений в штатное расписание, если нужно снизить уровень денежной компенсации работникам. Конечно, можно использовать и указанный выше механизм, если, как пример, стороны согласны добровольно составить и подписать дополнение к существующему контракту.

Вместе с тем законодатель дает возможность руководству фирмы утверждать снижение оклада без согласия служащего. Это допускается в исключительных случаях, когда необходимость уменьшения размера зарплаты связана с технологическими или экономическими трудностями учреждения.

Реорганизация

Процесс реорганизации структуры предприятия или особенностей производства отображается и в штатном расписании. Как внести поправки в документ, зависит от характера внедряемых изменений. Самый простой и неконфликтный способ – увеличение численности сотрудников или должностей. Руководителем выдается распоряжение, а работники кадровых отделов начинают поиск претендентов на замещение свободных вакансий. Также с целью занятия новых должностей допустимо перемещение работников внутри службы (пример: если речь идет о добавлении руководящих должностей для разных подразделений фирмы).

Все другие изменения, которые касаются сокращения численности работников или полной ликвидации подразделений, также вносятся в штатное расписание, но сразу после завершения процедуры увольнения. Помимо обязательного согласия сокращаемых работников, существует возможность увольнения отдельных лиц без их на то разрешения. Это касается смены условий производственного процесса, которые принуждают свести все затраты к минимуму.

Важно! Необходимость сократить отдельных сотрудников или должностей должна быть обусловлена существенными производственными потребностями и обязывает руководителя фирмы лично, минимум за два месяца до окончательной даты, предупредить о предстоящих изменениях претендентов на сокращение.

Требования

До внесения поправок в штатное расписание нужно выполнить ряд шагов (пример: уведомить заинтересованных сторон, подготовить перечень документов). Основанием для коррекции документов является выдача приказа администрацией учреждения. Оформление приказа происходит на бланке в относительно свободной форме. В зависимости от обстоятельств, которые отображаются в приказе, руководитель должен подробно описать характер вносимых изменений и сроки их воплощения в жизнь. Нельзя забывать об обязательном утверждении подписью.

После того как распоряжение официально зарегистрировано и передано к исполнению, необходимо ознакомить весь состав под подпись с содержанием приказа. Кроме ознакомления с текстом документа, работник может дополнительно требовать выдержки из распоряжения, которые имеют отношение к нему лично. Пример – копии всех вопросов, которые касаются денежного обеспечения служащего.

Необходимость

Законодатель утверждает процедуру коррекции уже имеющегося расписания без его полной замены. Это касается малозначительных аспектов, которые могут быть отображены в дополнительных графах документа. Но все существенные поправки влекут за собой обязанность полностью заменить документ.

Срок действия документа составляет один год. После завершения периода действия работник оформляет новый журнал с последующей его регистрацией и присвоением серийного номера. Если во время использования документа возникла необходимость в его поправках, срок действия журнала начинается с даты регистрации нового экземпляра.