Статья рассказывает, как выглядит образец для заполнения книги учета движения трудовых книжек, и разъясняет нюансы заполнения журнала.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Зачем нужно заводить журнал
Документ о трудоустройстве – это бланк строй отчетности. Правительство обязало всех работодателей учитывать бланки. Постановление № 225 утверждено 16 апреля 2003 г. Для учета открывается специальный журнал.
Важно! Правила предписывают, что вести нужно не только заполненные документы, но и бланки, которые будут выданы в дальнейшем. Название журнала – книга ведения трудовых книжек.
Когда журнал записи документов отсутствует это плохо. Придется платить штрафы, если инспекторы по труду обнаружат нарушения. Наступают санкции по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
3 санкции за нарушения:
- Штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей для лиц, наделенных должностными полномочиями.
- Взыскание размеров от 30 000 до 50 000 для организаций.
- Работа компании или частного предпринимателя останавливается на 90 суток.
Если нарушение обнаружится повторно, то руководителю компании грозит отстранение от должности сроком от года до трех лет.
2 причины для ведения журнала:
- зафиксировать поступающие и убывающие бланки;
- избежать штрафов при проверке государственными инспекторами.
Как правильно заполнить журнал
Тетрадь нельзя заполнять произвольно. Форма утверждена Министерством труда и социального развития.
Книги учета трудовых книжек – это тетради для записи движения бланков.
В тетрадке имеется 13 граф. Записи вносятся, когда перемещается бланк. Кадровик должен отдельно регистрировать сам бланк и вкладыш к нему.
Таблица граф в тетради.
| Номер графы | Содержание |
| 1 | Номер по порядку. |
| 2, 3 и 4 | Отражается время, когда документ поступил в компанию. |
| 5 | Полностью прописывается имя, фамилия и отчество специалиста. |
| 6 | Фиксируется номер, серия основного документа и вкладыша к нему. |
| 7 | Должность сотрудника, согласно штатному расписанию, утвержденному руководителем. |
| 8 | Подразделение, где исполняет обязанности сотрудник. |
| 9 | Номер и дата издания приказа о назначении на должность. |
| 10 | Подпись кадровика, ответственного за ведение тетради. |
| 11 | Сумма, которая взимается за бланк, если человек его впервые получает. |
| 12 | Дата возвращения книжки при расторжении контракта. Если специалист отказывается явиться и получить документ, ставится дата отправки почтового уведомления. |
| 13 | Подпись сотрудника, подтверждающая получение документа. |
Нельзя произвольно записывать информацию. Нужно придерживаться правил заполнения кадровой документации.
Ставить дату необходимо в определенной последовательности. Пример написания: 22.11.2016. Запись: 22 ноября считается неправильной.
Казалось бы, все просто, но зачастую делаются досадные ошибки.
4 ошибки при заполнении:
- сокращается имя, фамилия и отчество работника;
- неверно указывается структурное подразделение;
- путаются номера основных бланков и вкладышей к ним;
- даты вносятся произвольно.
Записи делаются каждый раз, когда в организацию устраивается новый работник. Нужно быть предельно внимательным при оформлении книги учета трудовых книжек. Ведь ошибки при оформлении означают, что компании придется выплатить штраф.
Основные требования к оформлению
Нельзя заполнить, а потом выкинуть тетрадь. Ведь журнал учета трудовых книжек должен сохраняться внушительный срок – 75 лет.
3 причины сделать запись в журнале:
- Новый сотрудник принимается на работу и отдает свой документ о трудоустройстве.
- Открывается вкладыш, поскольку в основном бланке закончилось место, негде стало делать записи.
- Расторгается контракт с сотрудником и документ выдается на руки.
Если новый сотрудник приносит основной документ и приложение к нему, то регистрировать нужно только основной бланк. Информация о приложении журнал записи трудовых книжек не включает.
Если вы хотите правильно вести журнал учета трудовых книжек, следуйте пяти основным правилам:
- Установить плотную обложку, тогда книга, показывающая движения трудовых книжек, будет долго храниться.
- Пронумеровать каждую страницу, которую включает тетрадь, показывающая движения трудовых книжек, до того, как начнете вести документ.
- Прошнуровать тетрадь и поставить пломбу.
- Сделать завершительную надпись. Проставьте прописью и цифрами, сколько имеет листов документ.
- Заверять журнал подписью руководителя. Книга, показывающая движения трудовых книжек, не может заверяться подписью кадровика.
Как правильно поставить пломбу?
Книга учета и движения трудовых книжек и дополнительных вкладышей в них заверяется специальной пломбой. Нужна контрольная пломба, чтобы надежно заверить тетрадь учета движения трудовых книжек и вкладышей.
ГОСТ 31282-2004 установил, что означает контрольная пломба.
Важно! Поставить контрольную пломбу означает: один раз использовать устройство. Устройство требуется, чтобы определить, пытался ли кто-либо без разрешения открыть документ. Пока номер пломбы не вписан в строку, считается, что журнал не опломбирован.
Перед тем как вести книги учета движения трудовых книжек, заполните титульный лист и сделайте заверительную надпись.
Нюансы ведения делопроизводства
На практике часто возникают вопросы, связанные с тем, как вести журнал учета движения трудовых книжек. Ответ дается индивидуальный и зависит от ситуации.
Таблица вопросов кадрового учета.
| Проблема кадрового учета | Решение |
| Фирма вела книгу учета на основной офис и филиал. В филиал принимается кадровый делопроизводитель. Как вести учет бланков в этом случае? | Вести учет трудовых книжек раздельно для филиала и головного офиса. Документировать процедуру передачи документов о трудоустройстве. Составить приказ о ведении нового журнала на основании служебной записи. Назначить лицо, которое будет отвечать за журнал регистрации трудовых книжек. |
| Кадровик вел учет небрежно: залил чернилами страницы. Затем выдрал страницы из книги учёта движения трудовых книжек и спрятал в сейф. Новый специалист кадровой службы обнаружил, что документ находится в удручающем состоянии. Как действовать новому сотруднику? | Ситуация неприятная, но решение есть. Сначала составить служебную записку руководству, где написать о печальном примере ведения документации. Затем начать заполнять новый журнал, где отражать перемещения бланков. Новый образец заполнения книги учета должен включать информацию о документах, выданных ранее. Старую книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним передать в архив. |
| Если компания ранее не вела учет, как упорядочить делопроизводство? | Сотрудник отдела кадров пишет акт, что ранее заполнение тетради не осуществлялось. Заводит новый журнал и решает, как прошить документ. Пишет сведения о персональных документах, полученных сотрудниками. Далее все будет просто. Запись бланков и приложений к ним ведется в обычном режиме. |
Книга учета движения трудовых книжек: образец правильного заполнения можно найти в Интернете и скачать бесплатно. Если нужно образец журнала трудовых книжек скачать, пользуйтесь проверенными источниками. Предлагаем бланк из СПС «Консультант». Форма утверждена Министерством труда в 2003 году (Постановление № 69).
Резюме
- Любая компания нанимает сотрудников и персональные документы о трудоустройстве. Поэтому обязательно заполняется журнал учета.
- Книгу нужно прошить, поставить пломбу, записать номер на каждой странице. Тогда документ будет иметь юридическую силу.
- Записи нельзя вносить произвольно. Нужно соблюдать хронологию и формат даты.
- Компания может купить журнал или заполнить самостоятельно, соблюдая при этом требования правовых актов.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!