Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении требует не только цифрового расчета, но и правильного отражения в отчетности, бухгалтерском и налоговом учете.
Увольнение по существу — это негативное явление. Для работника — отрыв от места заработка, коллектива, адаптация к новым условиям. Для работодателя — потеря кадра, поиск преемника. И для обоих — документальные процедуры оформления мероприятия.
Не только со стороны работника важно получить окончательный расчет — остаток зарплаты за последний месяц, компенсацию, выходное пособие, и не быть ущемленным в своих правах. Для работодателя не меньшую роль играет соблюдение порядка и размеров причитающихся выплат и избежание лишних расходов.
Если с остаточном зарплатой и компенсацией законодательство определило строгие и ясные нормы, то тема неотработанного отпуска создает много вопросов.
Что это такое
Согласно положениям Трудового кодекса, защищающему права и труд работников, каждый сотрудник вправе на отпуск не меньше 28 календарных дней, из них 14 — подряд идущих, а остальные дни могут делиться на любые отрезки в течение года.
Но также работник по статье 122 кодекса может получить отпуск, использованный авансом. Если после этого сотрудник уволится до истечения календарного года, возникнет излишне уплаченная сумма заработка за отпуск либо неотработанность отпуска. Однако работодатель может вычесть излишек при окончательном расчете и таким образом добиться баланса. Для такого действия не нужно согласие сотрудника.
Эта ситуация противоположна той, когда при увольнении трудящийся, наоборот, не использовал отпуск и получает в расчет компенсацию за дни отпуска, оставшиеся неиспользованными.
Законодательство учитывает интересы обеих сторон.
Лимиты
Но работодатель ограничен в размере суммы, которую вправе взыскать — только 20 % от выдаваемого сотруднику заработка.
Увольняющийся по своему желанию может погасить оставшийся авансовый отпуск.
Если он отказывается это делать, работодатель имеет возможность требовать неудержанные суммы в исковом порядке в суде либо — считать расчет справедливым.
Также невозможно удержание при таких обстоятельствах, когда лицо получает выходное пособие за месяц и более. Например, при увольнении с связи с воинским призывом.
Расчет отпускных
Для исчисления оплаченных дней требуется определить:
- число отпускных дней, использованных за трудовой период в фирме х;
- число отпускных дней, обязательных к представлению работнику за год у;
- число месяцев, отработанных в фирме z.
При определении последнего значения учитывается, какую часть месяца отработал сотрудник — если меньше половины, то месяц не включается, если больше — учитывается.
Итак, формула расчета: x – (y / 12 * z).
Если в результате калькуляции получается нецелое число, оно округляется до полных дней в пользу сотрудника.
Расчет суммы
Для перевода полученного количества дней в денежное выражение требуется среднегодовая зарплата сотрудника.
Механизм определения средней зарплаты:
Например, нужно значение среднегодового заработка. Необходимо число рабочих дней года. В 2016 году это 247 дней.
Оклад сотрудника, например, 30 тысяч рублей.
Средняя зарплата в день: 30000 рублей * 12 месяцев / 247 дней = 1457 рублей.
Следовательно, это число умножается на количество полученных в предыдущем расчете дней. Результат — и есть авансовый отпуск.
Если по математике отпускных получилось, что сумма неотработанных дней превышает количество дней в последнем отпуске — например, рассчитанный авансовый отпуск равен 12 дням, а фактический конечный — 10 дням — то бухгалтерии фирме требуется исследовать среднюю зарплату прошлого года и отпуска.
В итоге, удержание за последний фактический отпуск исчисляется по среднему заработку в этот период, а за разницу — 2 дня — по средней зарплате предыдущего отпускного периода.
Осложнения
Более тщательную и затрудненную формулу применяют, когда в период пребывания этого сотрудника в отпуске, в фирме производилась прибавка к заработным платам всего штата либо отдела, в котором он числился.
При такой ситуации за период от увеличения заработка до конца этого отпуска применяется повышающий коэффициент.
Для этого рассчитываются неотработанные отпускные дни с начала до крайнего дня отпуска. Затем определяется соотношение дней до поднятия зарплаты и после. Например, отпуск длился с 20 сентября по 9 октября. Число неотработанных дней — 9. Зарплату в подразделении сотрудника повысили 1 октября. Следовательно, число неотработанных дней с повышающим коэффициентом — 9.
Далее используется следующая математическая формула: число отпускных неотработанных дней до поднятия * средняя отпускная зарплата + число отпускных неотработанных дней после поднятия * средняя отпускная зарплата * повышающий коэффициент.
Например, зарплата повышена на 10 %. Средняя зарплата 1500 рублей за день.
Расчет: 9 * 1500 + 9 * 1500 * 10 %.
В результате будет получена сумма дней неотработанного отпуска.
Бухгалтерский и налоговый учет
Как от всех доходов, от заработной платы вычитается и переводится в казну работодателем, выполняющим функции агента по налогам, НДФЛ по стандартному тарифу 13 % для резидентов (лиц, проживающих на территории России более 183 дней в году без выездов) и 30 % для нерезидентов (не проживающих в пределах России подряд 183 дня в году), а также страховые взносы во внебюджетные фонды по общей ставке 30 %.
Сам отпуск осуществляется за счет фирмы, выплата включается в перечень расходов для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.
А увольнение сотрудника до конца года влечет излишек выплаты ему в бухгалтерии организации и удержание этой суммы. Следовательно, требуется изменить суммы и по налогам и страховым взносам в государственные фонды.
Во-первых, на день выплаты за отпуск предприятие не допустило ошибок в ведении учета операций, так как проблема связана не с самими отпускными, а с прекращением трудового договора до завершения календарного года.
Уточнение данных за время до отпуска и в процессе отпуска не осуществляется, ошибок по законодательству нет. Корректорские действия необходимы за период самого увольнения.
Правильные поправки
Когда удержание производится от суммы окончательного расчета, включающего остаточную зарплату за последний трудовой месяц, либо сотрудник добровольно возвращает не удержанную часть в фирму, Министерство финансов рекомендуют включать размеры выплаченных денег за отпуск и страховых взносов, сверхначисленных на них, во внереализационные доходы предприятия за месяц прекращения договора с работником.
НДФЛ
Что касается подоходного налога, удержанного в большем размере, чем потребовалось в результате увольнения, то Министерство финансов дает следующие разъяснения ситуации: в регистре по налоговому учета НДФЛ и справке по форме 2-НДФЛ возвращение излишне уплаченных сумм отражать не следует. Требуется в указанных регистре и справке показать за месяц увольнения сумму окончательного расчета за вычетом взыскания за не отработанные дни отпуска при увольнении. Размер подоходного налога за последний месяц уменьшить на размер подоходного налога за отпускные не отработанного отпуска, удержанные работодателем.
Затем, после принятия решения об удержании излишка отпускных в течение 10 дней работодатель осведомляет сотрудника о избыточном НДФЛ, удержанном с его зарплаты, чтобы сотрудник мог заявить в налоговую инспекцию ФНС о желании вернуть излишек.
Организация не перечисляет сотруднику сумму лишнего НДФЛ, а уменьшает задолженность трудящегося по НДФЛ в последнем месяце.
Расчет НДФЛ
Если сотрудник не применял предусмотренные Налоговым кодексом вычеты по НДФЛ — стандартные, социальные, профессиональные, имущественный, то рассчитать налог легко.
НДФЛ за не отработанный отпуск равняется: начисление суммы отпускных выплат за не отработанные отпускные дни * ставка НДФЛ.
При применении каких-либо вычетов по главе 23 НК для математики используется следующая формула: уплаченный в бюджет НДФЛ с включением вычетов * начисление суммы отпускных выплат за не отработанные отпускные дни / размер ранее начисленных отпускных.
Пример
Сотрудник заключил трудовой договор с 1 ноября 2016 года. С 3 по 31 июля имел место предоставленный первый стандартный отпуск в 28 дней. За отпуск ему было выплачено в сумме 21500 рублей.
30 сентября он прекратил трудовые отношения с фирмой по своему желанию.
Размер выплаты за отработанную часть последнего трудового месяца составляет 11200 рублей.
Сотрудник не применяет льготы по НДФЛ.
Инструкция расчета:
- определить число отработанных месяцев — 11;
- подсчитать число неотработанных дней отпуска: 28 дней — (28 дней / 12 месяцев * 11 месяцев) = 2,37 дня;
- перевести полученные дни в денежную форму: 21500 рублей / 28 дней * 2,37 дня = 1819,82 рубля;
- удержать НДФЛ: 1819,82 * 0,13 = 237 рубля;
- определить излишек, выплаченный сотруднику: 1820 — 237 = 1583 рубля;
- посчитать максимальную сумму удержания за неотработанные дни отпуска из окончательного расчета без НДФЛ: 11200 — (11200 * 0,13) = 9744 рубля;
- как говорилось выше, удержать можно лишь 20 % суммы: 9744 * 0,2 = 1948 рублей;
- из расчета ясно, что фактический долг меньше (1583 рубля) и он удерживается из окончательной выплаты при увольнении;
- исчислить окончательный расчет: 11200 — 1583 — (11200 — 1583) * 0,13 = 8367 рубля.
Страховые взносы
За авансовый отпуск работник получил выплату больше, чем при перерасчете с включением увольнения. Как следствие, база для исчисления платежей во внебюджетные государственные фонды была больше.
Как разъяснил Минфин, перерасчет производить не нужно, поправки вносятся лишь за время отпуска.
При взыскании за неотработанные дни отпуска сотрудник получит окончательный расчет в меньшем размере из-за страховых взносов, но именно с этой суммы будут удержаны взносы последнего месяца.
Значит, базой для исчисления будет сумма 11200 — 1583 = 9617 рубля.
Проводки в 1с
Министерство финансов предложил отразить удержание за отпускную переплату в бухгалтерском учете с помощью проводок в 1с по удержанию за не отработанные дни отпуска при увольнении:
Дебет: 20, 23, 25, 26, 44 и остальные счета по учету производственных зарплат и Кредит 70;
Минфин рекомендовал следующее проводки при добровольном отказе сотрудника от части окончательного расчета, в котором осталась задолженность, в пользу кассы фирмы:
Дебет 50 Кредит 70.
Налоговые отношения
Принятые к расходам суммы не отработанных отпускных зачастую налоговые органы включают в необоснованные.
Чтобы избежать споров с инспекцией ФНС, следует уменьшить доходы по налогу на прибыль на размер отпускных во время увольнения. Вносить уточнения по НДФЛ и страховым взносам не требуется. А суммы по страховым взносам, не учтенные в отчетности по налогу на прибыль, можно добавить в налоговые расходы предприятия.
Погашение задолженности
Для целей бухгалтерского учета необходимо рассчитывать размер не удержанных сумм за авансовый отпуск. Однако если этот размер незначительный и уточнения в отчетности не стоят этой суммы, работодатель может «простить долг» не удерживать его и не заявлять о погашении (для этого составляется соглашении о прощении), а по истечении периода давности — 3-х лет — определить его как безнадежный и списать.
Однако по желанию сторон можно не удерживать излишне выплаченные отпускные и оформить прощение долга по установленному порядку:
- формируется соглашение сторон о погашении задолженности по переплате за неотработанный отпуск;
- соглашение содержит волю обеих сторон, подписи и реквизиты;
- корректируется налоговый учет — в случае сотрудника изменений в положении налогоплательщика не происходит, а организация обязана уточнить размер налога на прибыль, из нее выводятся расходы за неудержанные выплаты дней отпуска. По страховым взносам изменения не вносятся.
Судебное взыскание
Как отмечалось, работник и сам может внести переплату в кассу организации, а удержание производится независимо от его согласия и несогласия.
Но лимит в 20 %, значительный размер переплаты и отказ сотрудника добровольно вычесть из расчета соответствующий остаток провоцируют работодателей прибегать к исковому порядку возврата своих средств.
Однако судебная практика по этому вопросу разница в разных судах. Гарантии, что суд примет решение в пользу организации, нет.
Так, решения петербургского суда по вопросу взыскания сумм за неотработанные дни отпуска часто поддерживают уволившихся сотрудников, так как указывается на непричастность работника к возникшей переплате, которую необходимо расценивать в качестве счетной ошибки, и отсутствие недобросовестности в его отказе.
Но есть постановления судей, одобривших исковые заявления организаций. Такие примеры были среди пермских и московских судей.
Комментарий эксперта:
