Если вы стали рассеянным, постоянно теряете важные документы, а дела компании постепенно сводятся к постоянным решениям несущественных задач, пора наводить порядок в офисе и у себя в голове одновременно. Ежедневное откладывание «на потом» может привести к упадку бизнеса и его последующему закрытию. Есть несколько признаков, сигнализирующих о том, что ситуацию пора кардинально менять.
Невозможность уйти с работы в отпуск
Когда вы осознаёте, что не можете покинуть своё рабочее место даже на сутки, спокойно выключив ноутбук — это серьёзный повод для начала отлаживания ключевых процессов как в своей работе, так и в деятельности сотрудников. Остановитесь и задайте себе вопрос, какие обстоятельства вновь и вновь побуждают вас к постоянному контролю. Иногда руководитель просто желает согласования всех шагов сотрудников именно с ним, но худший вариант — когда во время вашего отсутствия работники перестают выполнять свои основные задачи.
Навести порядок можно, серьёзно оценивая, насколько эффективна работа каждого человека в офисе. Команду следует набирать только из тех коллег, которым вы полностью доверяете, в противном случае от постоянного контроля за всеми процессами будет невозможно отказаться. С сотрудниками необходимо постоянно поддерживать диалог путём совещаний и личных бесед, чтобы они выполняли не только свои функции, но и учитывали общую цель и направленность компании.
- Совет: заведите специальные программы-менеджеры, которые помогут составлять статистику рабочей загрузки. Так вы будете без лишних усилий в курсе того, чем занимается каждый сотрудник и насколько рационально его дальнейшее присутствие в составе команды.
Постоянные форс-мажорные обстоятельства
Конечно, ни один вид бизнеса не обходится без периодических авралов и форс-мажорных обстоятельств, но когда во время тушения одного пожара вдруг рядом внезапно вспыхивает другой — это признак того, что вы не можете контролировать все процессы. Причина одна: у вас полностью отсутствует планирование. Именно оно позволяет своевременно предвидеть ту или иную ситуацию и готовиться к ней должным образом, чтобы малейший всплеск не превратился в наводнение, а от небольшой искры не возникло серьёзного пожара.
- Как исправить: с помощью постоянного планирования вы сможете всегда осознавать, какие сильные стороны имеет компания и что следует улучшить в её развитии. Основной акцент рекомендуется сделать на выявлении слабых сторон, которые есть практически у всех, чтобы принимать решения о минимизации рисков и возможных решениях будущих трудностей.
Менеджеры имеют свою клиентскую базу
Есть ряд компаний, где наблюдается отсутствие общей клиентской базы. Все менеджеры работают независимо друг от друга и не знают, какие клиенты имеются у коллег. Но даже если такой принцип работы представляется вам сейчас максимально удобным, со временем это может быть чревато большими «рабочими» осложнениями. К примеру, если кто-то из менеджеров берёт отпуск, клиентам трудно связаться с представителями компании без его посредничества. Более того: когда такие менеджеры внезапно принимают решение уволиться из фирмы и уйти «в свободное плавание», своих клиентов они непременно уводят вслед за собой.
- Совет: не потерять драгоценных наработок, приносимых в компанию всей группой сотрудников поможет ведение единой клиентской базы. Речь идёт о полноценной CRM-системе, позволяющей вести бизнес и создавать клиентскую базу одновременно.
Вы стали забывать о важных встречах и звонках
Когда вы являетесь руководителем или директором фирмы, забыть о важной встрече или не сделать клиенту важного звонка означает огромную тактическую ошибку. Если это произошло, не стоит корить себя за единственный промах. Однако когда такие казусы начинают происходить регулярно, появляется повод для того, чтобы критически посмотреть на себя со стороны и задать себе вопрос: а на своём ли я месте в качестве руководителя?
- Что делать: это не значит, что нужно непременно покидать руководящую должность. Первый шанс к исправлению ситуации — создание упорядоченной системы звонков и личных встреч (например, с помощью электронных менеджеров). Такая система никогда не подведёт, особенно в случае сильных рабочих перегрузок. Она вовремя пришлёт напоминание или уведомление, которое будет гораздо надёжнее «традиционных» записей в ежедневнике или блокноте.
Клиенты не обращаются к вам повторно
Вторичные обращения за услугами и наличие постоянных клиентов — важнейшие маркетинговые показатели развития любого бизнеса. Если клиент после первого обращения «безвозвратно пропал», следует подумать, как напомнить о своём существовании и возобновить с ним контакт. Для этого есть система напоминаний об услугах. Принцип её работы прост: когда срок пользования услугой подходит к концу либо истекает время заключённого контракта, клиент получает тактичное напоминание с очередным интересным предложением. Установить такой сервис поможет уже знакомая всем система CRM.
Навести порядок в офисе и бизнесе можно только признав его существование и критически оценив свою предыдущую деятельность. Ошибки могут совершать все, поэтому не стоит долго заниматься самобичеванием: чем быстрее вы приступите к ликвидации беспорядка, тем быстрее обретёте стабильность, выгоду и душевное спокойствие.
