Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу

Статья рассказывает, как корректно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, какие требования нужно учитывать.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Правовое регулирование

Порядок оформления на работу образец указывается в Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилах ведения трудовых книжек.

7 основных правил внесения записей следующие.

1. Не затягивать с заполнением. Сведения заполняются не позднее со дня принятия приказа директором компании.
2. Дублировать информацию из текстов распоряжений и приказов.
3. Использовать арабские цифры.
4. Не сокращать информацию.
5. Записывать данные на русском языке.
6. Вносить данные на другом языке вслед за русскими записями, если используется другой язык.
7. Знакомить специалиста с каждой записью под роспись. Запись об ознакомлении делается в личной карточке.

Записывается информация, когда специалист принимается на срок более пяти дней.

Как правильно вносить информацию

Кадровик делает запись в трудовую книжку о приеме на работу в определенной последовательности.

Таблица указывает, как корректно записать данные при приеме нового сотрудника.

Должность нельзя писать в свободной форме. Каждая организация имеет штатное расписание. Согласно этому документу и нужно указывать должность.

Важно! Бланк заполняется согласно квалификационным справочникам, если именно благодаря своей должности человек получает право на льготы. Например, дается льготная пенсия, денежные выплаты.

Если кадровик ошибется и сделает неправильную запись, у человека возникнут проблемы при назначении пенсии. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать работу в льготный стаж.

Один справочник должностей утвержден Минтрудом. Постановление № 37 датировано августом 1998 года. Второй справочник был утвержден в 1985 году. Госкомтруд и Секретариат ВЦСПС совместно приняли постановление №31/3-30.

Нюансы указания должностей

Когда вносится запись в трудовой книжке о приеме на работу, нужно различать два понятия – должность и профессия. Чтобы заполнить трудовую книжку используются квалификационные справочники и Общероссийский классификатор профессий, принятый Госкомстатом. Постановление № 367 датировано 26 декабрем 1994 года. При заполнении трудовой книжки эти документы берутся за руководство.

Когда делается запись в трудовой книжке о приеме сотрудника на работу, возникает вопрос, как корректно написать – принят или назначен. Эти слова не являются синонимами: назначить на должность можно директора или руководителя филиала, а остальные работники просто принимаются на должность. В ООО случаи назначения прописываются в учредительных документах.

Данные об оформлении на работу в трудовой книжке отличаются для мужчин и женщин. Отличается форма глагола: для мужчин пишут «Принят», для женщин – «Принята».

Важно! Пишутся должность и дата трудоустройства в образец заполнения трудовой книжки при приеме специалиста на работу. Неправильно указывать иные условия – срок договора, наличие испытательного срока.

Когда фирма имеет длинное название, то написание займет много времени. Есть способ, как ускорить внесение записи в трудовой книжке. Если заказать штамп с наименованием, то писать длинные названия не придется. В 2021 году запись с названием компании или штамп должны полностью поместиться в третьей графе. Ошибкой будет, если штамп захватывает соседние графы.

Как действовать, если принят сотрудник с бланком старого образца

Можно сделать запись о приеме в старый бланк, поскольку он сохраняет юридическую силу. Используется старый бланк, если он выдавался с 1975 по 2004 год. Когда бланк заведен до 2004 года, данные вносятся при наличии свободного места. Если в 2021 году банк заканчивается, то выдается вкладыш. Далее информация указывается в нем.

Распространенные ошибки

На 2021 год четко регламентируется порядок оформления бланков, но иногда допускаются ошибки.

7 основных ошибок оформления.

1. Не указывается, где учился или служил человек до поступления на работу.
2. Есть разница, когда человек начинает деятельность впервые или просто продолжаются записи. Получение трудовой книжки ­­– важный момент. Кадровик пишет сведения об обучении или прохождении военной службы. Как основания используются диплом и военный билет.
3. Указывается, что человек ранее не работал. В 2021 году Инструкция осталась прежней – лишняя информация не пишется.
4. Некорректно вносится название работодателя.
5. В произвольной форме вносить данные запрещено. Образец записи отражает название из учредительных документов. Образец записи включает полное название и сокращенное. Правильно внести сокращенное название в скобках рядом с полным наименованием. Когда человек принят на работу к частному предпринимателю, вписываются ФИО нанимателя.
6. Ставится цифра 0 перед порядковым номером.В 2021 году, как и ранее, ставится нумерация 1, 2, и так далее. Цифры 01, 02 являются некорректными.
7. Ошибочно вносится дата приема на работу. Следует указывать именно первый рабочий день, а не день заполнения трудовой книжки.

Когда заполняется трудовая книжка, даты первой записи и дата заполнения титульного листа могут отличаться. Титульный лист нужно оформить не позднее недели после первого трудоустройства. Первая информация пишется, когда специалист первый день вышел на работу.

Перед тем как оформить нового специалиста, нужно проверить, подлинный ли бланк. Данные не вносятся, если обнаружится подделка.

Как исправить ошибки

Не всегда получается оформить документ правильно, поэтому приходится исправлять ошибки.

Пример. Специалист кадровой службы решал в компании «Торгтехника вопросы», как сделать запись сотрудникам. Некорректно указал фамилию на титульном листе. Придется вносить поправки. Делается исправление: ошибочная запись зачеркивается, и рядом корректно пишется фамилия принятого специалиста. Далее заполняется обратная сторона обложки. Пишутся причины исправления и реквизиты основания.

Нельзя использовать замазку для исправления, если не удалось решить, как заполнить документ. Нужно соблюдать правила внесения изменений.

Ошибки в годе рождения также нужно исправлять. Неправильная дата зачеркивается одной чертой. Рядом пишется правильный год. Затем ответственный работник кадровой службы заверяет информацию своей подписью и печатью.

По-другому корректируются записи о трудовой деятельности. Вместо зачеркиваний делается уточнение. Уточняющая надпись вносится следующей строкой. Пишется, что информация недействительна, и затем делается верная запись. Реквизиты основания ставятся в четвертом столбце.

Когда ошибку допустили по прежнему месту работы, там и должны сделать исправления. Самостоятельно нельзя ничего исправлять.

https://www.youtube.com/watch?v=mHrR7CB1tbg

Вопросы по оформлению

Несмотря на то, что порядок строго регламентирован, на практике все равно возникают вопросы. Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству представлены в таблице.

https://www.youtube.com/watch?v=BftpYUiQxKg

Резюме

1. Когда устраивается новый сотрудник, нужно сделать запись.
2. Должность указывается согласно квалификационным справочникам.
3. Название фирмы вписывается из учредительных документов. Для ускорения кадровой работы можно использовать штамп с названием компании.
4. Инструкция указывает, как правильно сделать запись в трудовой книжке.
5. Ошибочные записи зачеркивать нельзя. Информация признается недействительной, и ниже пишется правильный вариант.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!