Как рассчитать суточные при командировке, пример

Любой начальник должен знать, как можно рассчитать суточные при командировке. Очевиден тот факт, что сотрудник не будет самостоятельно платить за все услуги, которые требуются для нахождения в чужой стране. Ведь он отправился в командировку для выполнения трудовых задач, необходимых организации. Следовательно, компания и будет осуществлять оплату поездки и сопутствующих моментов. Полезно будет знать, как считаются суточные в командировке, причём данная информация пригодится и для работника.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Содержание

О командировке

Большинство компаний время от времени нуждаются в том, чтобы отправлять своих сотрудников в другие города страны или заграницу. Связаны подобные поездки с решением деловых вопросов, и поэтому считаются рабочими. Может потребоваться немало потратить денег, особенно, если сотрудник летит за рубеж. Однако любое предприятие должно гарантировать, что будет сохранено рабочее место, выдана зарплата и возмещены те затраты, которые ушли на поездку.

Организация в 2021 году сама позаботится о том, чтобы у сотрудника были те документы, которые нужны для поездки. Вполне возможно, что личности потребуется сначала оформить заграничный паспорт. Осуществляться это будет за счёт компании, но тут важно учесть тот момент, чтобы поездка планировалась не раньше, чем через месяц. Потому как паспорт делается до 30 дней, а если не по месту прописки, то и вовсе до 90 суток.

В расчет должны входить разные виды расходов, потому как потратить деньги придётся не только на билет и проживание, но и, к примеру, на еду. Однако, когда рассчитываются суммы, компания может не включить определённые затраты, и дальше мы подробнее разберёмся, что начисляться не будет.

Виды расходов

Существуют различные виды затрат, и прежде чем посчитать, необходимо узнать их определения. Но сотруднику следует сразу сказать, что компания будет погашать только основные нужды. То есть, если личность захочет посмотреть какую-либо достопримечательность, то при начислении суммы для погашения расходов это не будет учтено. Следовательно, за экскурсию человек заплатит из своего кармана.

Виды:

Суточные. В них входят только личные нужды, такие как: поиск жилья и питание. Другие расходы в расчет не включены.
Аренда жилища, в том числе бронирование. Как правило, снимается номер в отеле, и за него платит организация.
Проездные. Сюда входит всё, что касается транспорта. Начисляются те средства, которые придётся потратить на проезд. Так же в учёт возьмутся документы, которые необходимо оформить для использования средства передвижения. Если человек решил ездить на своей личной машине, то тогда начальство должно взять в расчет траты на бензин.
Иные расходы. Речь идёт о мобильной связи, интернете, обмене валюты и т.д.

Важно! Все перечисленные моменты будут прописаны в коллективном договоре или в локальном акте организации. После командировки будет зафиксировано, сколько именно человек потратил и на какие услуги.

Обязательно понадобится предоставить квитанции на все расходы, чтобы можно было подтвердить названную сумму.

В большинстве случаев не начисляется компенсация за следующее:

Посещение баров, кафе и ресторанов. Если человек решил сходить в подобное заведение, то придётся платить из своего кармана.
Визит в бассейн, фитнес-клуб. Опять же, организация не обязана погашать данный вид расходов.
Услуги других организаций.

Собственно, расчет зарубежной командировки каждая организация будет самостоятельно проводить. Но однозначно можно сказать, что суточные расходы сотрудник не обязан подтверждать квитанциями. А вот все остальные траты нужно доказывать чеками.

Расчёт

Перед рассмотрением вопроса, как считать суточные траты в командировке, отметим, что сотруднику будет выдаваться аванс. Заработная плата в него не входит, и присутствуют только командировочные средства. Компания заранее посчитает, сколько именно нужно дать человеку. Деньги можно получить как в виде наличных, так и на свою банковскую карту.

Как только личность вернётся в свой город, в течение трёх дней следует представить авансовый отчет. Там указывается всё, на что были затрачены деньги, и прикладываются соответствующие квитанции. Отчет будет принят организацией, а затем проанализирован. Далее компания может принять два решения: начислим дополнительные средства, если человек потратил больше выданной суммы; вернём неизрасходованный остаток.

Из этого следует, что оставить себе сэкономленную сумму не удастся. Но так же не придётся выкладывать из своего кармана деньги, если не хватит средств на основные потребности. Что касается отпускных, то они никак не относятся к командировке. Потому как человек едет не отдыхать, а решать деловые вопросы.

Суточная выплата рассчитывается, ориентируясь на установленную норму. В 2021 году для поездок по России она составляет 700 рублей в день, а для зарубежного путешествия – 2 500 рублей в сутки. Однако компания может выделить и более крупную сумму, но с разницы между выплатой и установленной нормой обязательно будет удержан налог в размере 13%.

Минимального размера суточных во время командировки нет, однако в 2021 году всё же нужно ориентироваться на следующие показатели:

Путешествие в пределах региона – 200 рублей.
Поездка в другие регионы Российской Федерации – 500 рублей.
Командировка за рубеж – 1 000 рублей.

Данные цифры нужно помнить, чтобы знать, как правильно считается выплата. Конечно, компания сама имеет право определить, какая сумма будет минимальной, однако если она окажется слишком низкой, работнику попросту не хватит денег.

Когда определяется общий размер за все дни командировки, то тогда берётся период поездки и величина суточных. Например, если оклад в день составляет 1 200 рублей, а всего путешествие длится 7 суток, то тогда получится 8 400 рублей. Однако в данную сумму не включаются траты на перелёт и на бронирование гостиницы.

Документы

Для выплаты начисленной суммы отпускных (командировочных) в 2021 году потребуются определённые документы. Их нужно заранее подготовить, но после расчетного периода. Сейчас перечень значительно сократился по новому законодательству, поэтому его стало легче собрать.

В список входит:

Командировочное удостоверение.
Служебное задание.
Отчёт после возвращения из поездки.

Обязательно должен быть авансовый отчёт, которые уже составляется после окончания путешествия. Там уже указываются те траты, которые были необходимы в период командировки. Если сотрудник не представит данную бумагу в течение трёх дней, то тогда это будет считаться нарушением законодательства.

Если говорить о документах, которые следует привезти из путешествия, то к ним относятся:

Билеты или талоны на посадку.
Квитанция за багаж.
Маршрутный лист.
Договор по поводу услуг транспортных компаний.
Записка, обосновывающая вызов такси.
Чек, выданный на кассе.
Квитанция за проживание в отеле.
Договор аренды комнаты.
Расписка владельца о получении оплаты за проживание в квартире.

Это лишь образец, точный перечень зависит от ситуации, потому как нельзя точно сказать, какие услуги потребуются человеку. К слову, в командировку могут отправить и того, кто недавно устроился, если руководитель посчитает это нужным. Так же могут вновь направить в деловую поездку сотрудника, который в ближайшем времени уже исполнял данную задачу. Более строгие правила по поводу тех, кто находится на ежегодном отдыхе.

https://www.youtube.com/watch?v=79q-vjrA8ic

Командировка в период отпуска

Может произойти ситуация, когда необходимо отправить в другую страну конкретного сотрудника, а тот ушёл отдыхать по графику. Учитывая тот факт, что принимаются командировки как рабочий период, действовать придётся следующим образом. Начальство должно спросить согласие у работника по поводу преждевременного выхода из отпуска.

Если сотрудник не будет против, то тогда можно будет его отправить в деловую поездку. Но при этом придётся неиспользованную часть дней для отдыха перенести на другое время. Возврат отпускных, которые были уже отданы, не положен. Однако можно уменьшить заработную плату с учётом той суммы, которую начислили сверх нормы. Но в будущем придётся ещё раз насчитывать отпускные с учётом срока, отведённого для отдыха. В итоге человек ничего не потеряет, разве что придётся перенести часть отпуска на потом.