Каждому работодателю следует ознакомиться с вопросом, как вносить изменения в порядок выполнения труда рабочим коллективом, каким образом отображать поправки в штатном расписании. Несмотря на то, что штатное расписание (ШР) относится к факультативным документам, наличие которого не является обязательным, его ведение подчиняется нормам законодательства. Закрепив необходимость составления ШР, нужно соблюдать процедуру ведения документа.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Причины правок
Изменение штатного расписания может быть обусловлено обстоятельствами, которые зависят от отображенных в документе данных. Согласно кадровой практике, в содержании ШР принято фиксировать информацию о численности рабочего коллектива, предусмотренных на производстве должностях, о свободных вакансиях. Кроме того, в обязательном порядке закрепляются длительность рабочей недели и график труда каждой из должностей. Не последний по важности вопрос – уровень финансового обеспечения, поэтому минимальные оклады и денежные компенсации также отображаются в документе.
Внесение поправок в любой из этих пунктов – основания для корректировки содержания документа. К числу причин внесения изменений в отдельные пункты можно отнести:
- реорганизацию фирмы;
- смену численности рабочих;
- коррекцию трудового графика;
- смену размера оплаты труда.
Каждое изменение, которое касается порядка работы, оплаты и отображается в содержании ШР, является основанием для коррекции отдельных пунктов и граф журнала.
Возможные правки
Изменение содержания разделов отчетности может происходить в связи с производственными причинами. Законодатель оставляет администрации предприятий максимум возможности для внесения изменений в штатное расписание. Главное, чтобы оно соответствовало действительности и не ограничивало права и свободы трудящихся.
Таблица №1 «Основные корректировки штатного расписания»
| № п/п | Причина | Особенности |
| 1. | В связи с изменением названий отделов или отдельных должностей | Менять штатное расписание в разделе наименования должностей может каждый работодатель по личному желанию и инициативе. Главное – соответствие должности производственным нуждам, а также добавление в расписание таких вакансий, которые имеются в основном перечне профессий. |
| 2. | Правки в размерах зарплат | Фиксированный размер должностного оклада в обязательном порядке отображается в ШР, но иногда требуется исправить имеющиеся цифры; порядок увеличения оплаты подразумевает необходимость в уведомлении об изменении; уменьшение оклада без согласия работника допустимо лишь в исключительных случаях, когда фирма не способна позволить оплату на прежнем уровне. Но оклад можно ставить только выше уровня МРОТ. |
| 3. | Пополнение штата новыми должностями | В штатное расписание вносятся все должности, поэтому расширение штата также отображается в отчетности. |
| 4. | Ликвидация должностей | Оптимизация производства может повлиять на количество необходимого штата, поэтому допускается уменьшение его численности, что может сопровождаться единичным увольнением или массовым сокращением. |
Порядок информирования
Несмотря на то, что законодатель не ограничивает большинство инициатив работодателей в сфере смены содержания штатного расписания, нельзя забывать об обязательном уведомлении сотрудников о предстоящих переменах. Процедура информирования подразумевает два возможных пути – дискуссия или официальное уведомление.
Важно! Законодатель не позволяет применять правки, которые ограничивают права работников.
В зависимости от обстоятельств изменений и характера правок, работодатель обязуется применить тот или иной вид оповещения. Так, о внесении изменений в штатное расписание, которые касаются сокращения личного состава или снижения уровня зарплаты, работодатель должен уведомить сотрудника не менее чем за два месяца до окончательного дня применения корректировок. Действия фиксируются на основании приказов. Если по распоряжению администрации улучшаются условия труда сотрудников, достаточно официального сообщения.
Также есть широкий спектр вопросов, которые могут применяться только при согласии на то самих работников. Для этого и нужна дискуссия, то есть обоюдное обсуждение грядущих изменений между участниками трудовых отношений (работодателем и служащим).
Временные рамки
Поскольку нет единого документа, который бы устанавливал правила ведения ШР, каждый работодатель «подстраивает» эти правила под себя. Если о сроках уведомления личного состава сказано в документах, то нет информации о том, как часто допускается вносить изменения. Закон не ограничивает, сколько раз разрешено исправлять содержание отчетности, поэтому можно корректировать графы всегда, когда в этом возникнет необходимость.
В штатное расписание вносятся правки с помощью таких методов, как коррекция или полная замена.
Изменяется существующий бланк тогда, когда на предприятии случаются незначительные изменения. Для этого выдается приказ, после чего происходит коррекция нужных разделов.
Что касается полной замены документа, то в этом может возникнуть необходимость, когда речь идет о массовом сокращении или необходимости перемещения сотрудников между разными должностями. За образец берется существующий журнал, который ведется так же и продолжает предварительное ШР.
Старый документ подлежит хранению на протяжении 15 лет со дня прекращения его ведения. Необходимость правки содержания отчетности возникает редко, и журнал может существовать на предприятии не один год.
Срок минимального уведомления сотрудников о предстоящих изменениях составляет два месяца. Этот период зафиксирован общими правилами. Обязательна выдача администрацией приказа или распоряжения с информацией, кто будет назначен ответственным за изменения. Каждый работник, которого коснутся вносимые в распорядок труда правки, должен поставить свою подпись на листе ознакомления. Работников, которых изменения на фирме не касаются, не обязаны быть ознакомлены с текстом документа и давать свое согласие на внедрение поправок.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!