Внесение изменений в штатное расписание, добавление штатной единицы

Штатное расписание не входит в перечень документации, которая составляется на продолжительный период времени, поэтому внесение изменений в штатное расписание (добавление штатной единицы, надбавки к окладам, повышение заработной платы и т.д.) является достаточно обыденным делом. Однако стоит понимать, что расписание должно измениться только в предусмотренном законодательством порядке.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Прерогатива составления штатного графика принадлежит руководителю структурного подразделения (об этом обычно указывается в локальном акте организации), но данные обязанности также чаще всего возлагаются на главного бухгалтера. Если речь идет о крупных организациях, то там расписанием занимаются специалисты из отдела кадров.

Штатный план работы должен быть составлен с учетом структурной иерархии внутри предприятия. Подтверждение расписания осуществляется управляющим компании в начале календарного года.

Содержание

Нормативная база

План работы предусматривается локальным актом компании и является одним из главных организационных документов в любой организации, поскольку он регулирует работу структурных подразделений, размер и форму выплаты заработной платы и т.д. Размер зарплаты не должен быть ниже установленной законом минимальной оплаты труда.

Наличие документа является обязательным, поскольку на его основе происходит проверка производственной деятельности предприятия. Кроме того, штатное расписание определяет кадровые перестановки внутри компании (прием новых сотрудников, понижение или повышение в должности, увольнение).

Составляется документ в соответствии с фиксированным образцом № Т-3, который является действительным для всех организаций, независимо от особенностей производственного процесса. Трудовой кодекс РФ не требует обязательного составления штатного расписания, однако, в статье № 15 Трудового кодекса упоминания о том, что трудовые отношения регулируются локальными актами, которым, собственно, и является штатный план работы. Также о штатном расписании упоминается в статье № 57 ТК РФ, где указано, что текущая должность работника не должна отличаться от той, что указана в штатном расписании.

Основания для внесения изменений

План работы составляется на основе трудовых заданий, а также общего объема работы за определенный период. При его формировании также учитывается и бюджет компании, который определяет размер окладов (не ниже МРОТ с учетом индексации). Конкретным основанием для изменения документации выступают бумаги из бухгалтерии.

Постепенно компании меняют свою специализацию, подвергаются реструктуризации и т.д., что обязательно приводит к изменению вида деятельности, увеличению или уменьшению суммы окладов, а также численности трудовых задач. Такое предопределение и приводит к потребности в изменении штатного расписания. Часто это происходит из-за проблемной производственной ситуации.

Важно! Все решения о расширении / сокращении штата также нужно вносить в данный документ. Если специалист подлежит сокращению, то его нужно предупредить об этом в установленный законодательством срок (обычно это 2 месяца).

Таким образом, если штатное расписание было утверждено 12.02.2017, то оно может вступить в действие не раньше, чем 12.04.2017. Если руководитель не соблюдает сроки, то суд может признать увольнение нелегитимным. Расторжение отношений всегда должно сопровождаться приказом. К слову, в случае кадровых перестановок или изменения филиалов также требуется издавать отдельные приказы, при этом форма образца может быть свободной.

Стоит ли создавать новое штатное расписание

Выше было указано достаточно много причин для изменения документации, однако, в то же время многие работодатели задаются вопросом: стоит ли создавать новый план работы, или можно просто сделать некоторые исправления в старом?

Очевидно, что выбор одного из этих двух вариантов зависит от объема вносимых правок. Обычное изменение будет целесообразно в том случае, когда необходимо отредактировать лишь несколько глав таблицы Т-3. Если руководство или ответственное лицо решает сделать новый план, то после его утверждения старый график работы попросту теряет свою актуальность. Такое возможно при условии серьезных кадровых перестановок.

Существенные и незначительные правки

Как было сказано выше, способ изменения договора зависит от существенности правок, поэтому принято различать небольшие и серьезные правки.

К небольшим правкам, которые всего лишь требуют добавления в ячейки новых данных, относят:

изменение наименования структурных подразделений организации;
сокращение количества штатных единиц;
изменение названия должности;
перерасчет заработной платы работников;
добавление вакантного места;
индексация окладов рабочих;
реструктуризация производства.

Важно отметить, что любые изменения должны сопровождаться составлением акта-указа с полным списком необходимых правок. Если ответственное лицо не составило акт или не придерживалось образца и сделало ошибки, то внесенные в «штатку» коррективы будут признаны недействительными, если дело дойдет до судебных разбирательств между работником и работодателем.

Когда появляется потребность в повторном составлении графика предприятия, то обычно имеются в виду серьезные масштабные изменения, что затрагивают не только конкретных сотрудников или конкретный филиал, а всю организацию в целом. Наиболее распространённый пример – формирование принципиально новой кадровой структуры. В такой ситуации создавать приказ нецелесообразно, так как в него придется включать слишком большое количество правок, которых все еще может быть недостаточно, чтобы в полной мере охватить все коррективы. Бухгалтеру гораздо проще составить расписание заново.

Основательные коррективы могут потребоваться и при внесении изменений в существенные положения трудового договора. Например, при изменении существенных условий договора также происходит сокращение количества рабочих часов. Подобные изменения подтверждаются заключением дополнительного соглашения, которое должно заверяться обеими сторонами.

Предложение о внесении изменений в штатное расписание (добавление штатной единицы, например), кадровых изменений может создаваться членом административного аппарата или управляющими отдельных подразделений. Все подобные заявления рассматриваются вышестоящим руководством. Прошение о реструктуризации подается в форме стандартной служебной записки, которая составляется в свободной форме, исходя из конкретной ситуации. Ответ главного руководителя оформляется в форме указа, где необходимо указать правильные реквизиты.

Особенности сокращения штата

Снижение числа работников подразумевает издание приказа об изменениях «штатки». Он обязательно должен содержать следующую информацию:

причину сокращения (она должна быть объективной и целесообразной, поэтому просто так «избавиться» от сотрудника нельзя);
наименования должностей, которые будут сокращены;
общее количество штатных единиц, подлежащих сокращению;
дата подписания документа.

Если сокращаемые штатные единицы на данный момент не заняты сотрудниками, то попросту нужно указать, что отдел кадров не ищет новых сотрудников на те или иные должности. Работники, которые занимают сокращаемые должности, также могут быть уволены без каких-либо юридических последствий для руководителей, однако, в то же время начальство обязуется перечислить бывшему сотруднику все предусмотренные законом выплаты. Кроме того, увольнение обязательно должно сопровождаться выдачей соответствующего указа под роспись.

Уведомление работников

Согласно статье № 22 Трудового кодекса РФ, начальник обязуется ознакомить подчиненных с локальными актами предприятия, которые непосредственно имеют отношение к его трудовым функциям.

При редактировании штатного расписания опять-таки нужно в письменной форме оповещать только тех сотрудников, которые непосредственно влияют на деятельность организации. Когда речь идет о незначительных поправках, которые затрагивают лишь несколько рабочих мест, то уведомлять об этом весь персонал определенно нет необходимости.

О сокращении штатной единицы в штатном расписании нужно предупреждать за 2 месяца, при этом работодатель обязуется предложить другое рабочее место, вне зависимости от уровня заработной платы или квалификации подчиненного перед аннулированием договора. Также необходимо предупреждать сотрудников при изменении оклада специалиста (процесс регулируется статьей № 74 ТК РФ).

Как часто можно вносить поправки

ТК РФ не регулирует, сколько изменений можно вносить в «штатку» на протяжении определенного промежутка времени. Таким образом, количество редакций зависит исключительно от кадровых решений управляющего, однако, в то же время все должно проводиться в рамках трудового законодательства, чтобы избежать потенциальных трудовых споров в зале заседания суда.

Хранение приказов

Приказ, который подтверждает факт изменения штатного расписания, хранится под определенным индексом в специально отведенной папке вместе другими личными данными работников. Необходимо, чтобы документация могла быть оперативно представлена трудовому инспектору в случае проведения внеплановой проверки. Срок хранения документов законодательством не ограничивается.