Надбавка за разъездной характер работы положена человеку, который для выполнения прямых трудовых обязанностей должен часто находиться в процессе передвижения. В законодательстве нет чёткой формулировки по поводу данного вида деятельности, и поэтому у людей появляется немало разных вопросов. Обратившись к Трудовому кодексу, можно найти определённые моменты, касающиеся разъездного характера работы. Полезно будет знать нюансы, касающиеся данного вида деятельности, а также специальных выплат.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Основные моменты
В Трудовом кодексе нет чёткого списка профессий, для которых нужны регулярные поездки. Однако можно поделить работу на несколько видов по предполагаемым условиям: разъездная, подвижная, в пути. Компания уже самостоятельно должна будет составить перечень должностей, для которых требуются частые или длительные поездки.
В первую очередь данным вопросом должны заняться фирмы, касающиеся следующих отраслей:
- Железная дорога.
- Строительство.
- Автоперевозки.
- Добыча полезных ископаемых.
Также отметим, что надбавки положены в тех случаях, когда условия работы отличаются от нормальных. Поэтому доплата бывает в таких случаях, когда человек трудится сверхурочно, в выходные дни, ночной период и на вредных производствах. Также речь идёт об особых условиях труда, и в данный список может входить климат, необходимость в постоянных поездках, местоположение работы.
Все моменты по поводу разъездов, компенсаций и доплаты прописываются в трудовом договоре и нормативном акте конкретной компании. Также каждого работника, которому придётся часто находиться в пути, должны предупредить о данной необходимости. Компании будет разумно делать доплату за подобный труд, чтобы стимулировать человека к выполнению обязанностей.
Возмещение за разъездную деятельность
Можно отметить, что выплачивается сумма при разъездном характере двумя способами. Это может быть либо компенсация, либо надбавка, которая включается в установленный оклад. Эти виды значительно отличаются друг от друга, поэтому важно понимать, как каждый из них определяется. Что касается доплаты, то её делают на регулярной основе, и она имеет фиксированный размер. Как правило, она будет положена, если деятельность человека связана с опасными условиями, загрязнённой экологией и прочими моментами.
Положение о надбавке обязательно присутствует в трудовом контракте, который заключается с человеком. Поэтому сотрудник заранее будет знать, выплачиваются ему деньги или нет. Как правило, компания заранее определяет, какие должности могут получать доплату по причинам особых условий деятельности.
Компенсация представляет собой выдачу денег за фактические затраты, которые человек понёс в дороге. Это может быть бензин, если сотрудник ездит на личной машине. Также средства могут уйти на поиск жилья для аренды, питание и другие необходимые моменты. Обязательно нужно будет подтверждать расходы чеками и квитанциями, а также составляется отдельный документ, где перечисляются все затраты.
Отметим, что компания не обязана компенсировать деньги, которые человек использовал на нужды, не связанные с работой. То есть, если в другом городе сотрудник решит сходить в театр, и при этом данный поход никак не связан с трудовой деятельностью, то тогда выкладывать средства на билет придётся из своего кармана. Бывает такое, что реальный объём затрат нельзя никак подтвердить документально, и в этом случае компенсация осуществляется как надбавка к зарплате.
Отдельно следует рассмотреть налогообложение, потому как в данном случае оно начисляется особым образом. Если возмещаются расходы, то тогда не нужно делать взносы в социальные фонды, а также уплачивать НДФЛ. Однако сумма будет включена в расчёт по налогу на прибыль. Однако если человеку делают доплату, то тогда деньги будут считаться доходом. Следовательно, все виды налогов будут выплачиваться.
Некоторые люди интересуются, могут ли заменить компенсацию доплатой? Законодательство говорит о том, что если человек потратил определённую сумму на нужды, связанные с профессиональной деятельностью, и подтвердил её, то тогда возмещение будет обязательно. Если компания не сделает компенсацию, то это можно будет считать нарушением Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно! Законодательство не обязывает фирму платить людям надбавку за разъездной труд, поэтому доплата определяется по желанию конкретной организации. Однако компенсацию нужно в обязательном порядке сделать человеку.
Из этого можно сделать вывод, что оплата труда определяется индивидуально компанией. Поэтому если её нет, то тогда нельзя привлечь работодателя к начислению дополнительных средств. Обращаться в вышестоящие органы с жалобой можно лишь тогда, когда ущемляются права, прописанные в Трудовом кодексе. Например, если затраты на поездку не будут компенсированы, хотя человек составил отчёт и приложил все подтверждающие документы. В этом случае начальству придётся возместить все деньги, отданные за основные нужды.
Оформление
Люди, которые имеют право на компенсацию, к примеру, водители, должны официально оформлять компенсацию. Для этого потребуются различные документы, чтобы выдача денег считалась законной. Может быть коллективный договор, в котором фиксируются такие моменты, как размер возмещения, порядок предоставления денег, список должностей, которым необходимо часто ездить. Вместо данной бумаги может быть издан приказ в фирме, где указываются перечисленные требования.
Начальники должны помнить о том, что особое внимание следует уделить условиям выполнения должностных обязанностей. Они оговариваются в специальном разделе, где однозначно прописываются условия работы. Также важно отмечать необходимость в поездках в должностной инструкции работника фирмы.
Чтобы была осуществлена доплата человеку за разъездной характер работы, потребуется представить в бухгалтерию требующиеся документы. Делает это сам сотрудник после поездки. Ему понадобится составить отчёт с точным указанием целей трат и уточнением денежных сумм. В качестве доказательств прикладываются все бумаги, которые могут подтвердить оплату. Это могут быть квитанции за аренду номера в отеле, билеты на автобусы, поезда, самолёты, кассовые чеки, талоны с заправки.
После этого бухгалтерия рассматривает представленные документы, и если не возникает никаких спорных моментов, то тогда осуществляется компенсация. Бухгалтерии также нужны будут и другие официальные бумаги, которые выдаёт организация. Они требуются для того, чтобы официально оформить поездку.
Что нужно:
- Приказ о выдаче проездных для того, чтобы исполнить служебные обязанности.
- Планы поездок, которые утвердило начальство.
- Журнал регистрации учёта. Требуется именно тот, который относится к деловым поездкам.
- Листы маршрутов.
- Отчёты сотрудников о работе, которая была проделана в поездке.
Следует также отметить, что трудовое соглашение подразумевает, что человеку для делового путешествия должны начислять суточные выплаты. Они предназначены для ежедневных расходов на основные нужды. Причём, данные траты нет нужды официально фиксировать в документах.
Размер суточных может определить каждое предприятие индивидуально. Однако нужно помнить, что есть установленная законом норма, и если её превысить, то тогда придётся с разницы уплачивать налог. На данный момент для путешествий по России максимальная сумма составляет 700 рублей, а для заграничных – 2 500 рублей. Конечно, компания может назначить как больший размер выплат, так и меньший. Но для этого необходимо будет предварительно провести расчёты, чтобы определить, какая сумма понадобится человеку для поездки.
Обязательно выдаётся аванс для поездки, и эти деньги человек должен потратить на все услуги, которые связаны с выполнением рабочих обязанностей. Бывает такое, что полученных средств не хватает, и приходится выкладывать деньги из своего кармана. Именно в этом случае и будет начисляться компенсация, когда сотрудник вернётся в свой город и явится в компанию. После предоставления документов будет решено, какую именно сумму нужно будет вернуть.
Если случится так, что гражданин потратить меньше, чем было выдано в качестве аванса, то тогда нужно поступить следующим образом. Человек не может просто забрать себе деньги, ему придётся вернуть их компании. И в этой ситуации компенсация не делается, потому что сумма сверх выданной не была затрачена.
Подводя итоги, можно отметить, что любые расходы обязаны быть зафиксированы. Также стоит сохранять все чеки и квитанции, потому что их отсутствие создаст проблемы. Человек может не беспокоиться о том, что ему придётся из-за работы потратить свои деньги, и что их не удастся вернуть. Потому как будет возможность их в ближайшее время вернуть. Главное, финансовый отчёт по поездке составить и отдать в течение трёх дней после появления в организации. Тогда начальство не сможет отказаться в компенсации.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!