Далеко не всегда руководители организаций вовремя понимают, что в бизнес-процессах имеются серьёзные проблемы, нуждающиеся в коррекции и решении. Есть несколько полезных рекомендаций о том, как понять, что в компании «непорядок» и, исходя из текущего положения дел, своевременно перейти к оптимизации.
Признаки необходимости оптимизации
Несмотря на разную специфику бизнес-процессов, существует несколько общих признаков, на основании которых можно определить, что система на предприятии нуждается в перестройке:
- появляются недовольные клиенты. Определить их «недовольство» помогут простые расчёты. Проведите среди вашей целевой аудитории опрос: пусть люди оценят по шкале от 1 до 10, готовы ли они порекомендовать услуги вашего рекламного агентства друзьям, знакомым или партнёрам. Речь идёт о популярных категориях NPS, которыми регулярно пользуются профессиональные маркетологи;
- руководитель отсутствует, а сотрудники не знают, что им делать. К сожалению, многие начальники (вероятно, по причине боязни конкуренции) не хотят растить на своих предприятиях работников, которые могут работать самостоятельно в их отсутствие;
- рабочие «авралы» при отсутствии важного сотрудника. Если кто-то из команды внезапно уволился или заболел, а другие люди не в состоянии его заменить, аврал на производстве неизбежен. Выход: время от времени «включать» в процесс эффективных работников, которые трудятся в удалённом формате;
- новички испытывают трудности в работе и долго «втягиваются» в неё. Известно, что новенькие не могут в первое время выполнять свою работу так же качественно и быстро, как более опытные коллеги. В зависимости от ситуации и индивидуальных особенностей человека время адаптации на новом рабочем месте составляет от 4 до 6 месяцев. Руководству следует готовиться и к тому, что новички требуют повышенного внимания;
- постоянная «текучка» кадров. Это показатель того, что внутренние процессы в компании отлажены очень слабо, и имеются скрытые проблемы, которые нужно решать. Обучая новеньких на местах, руководство предприятия экономит на их заработной плате, однако такая тактика является нежизнеспособной. Профессиональный уровень неопытных работников в условиях постоянной «текучки» кадров всегда будет низким.
Начало оптимизации
Прежде всего, необходимо заново пересмотреть все стандарты и регламенты рабочих процессов в организации. Если руководству удастся прийти к единым стандартам, это позволит чётко систематизировать все процессы, в том числе и отношение сотрудников к своим непосредственным обязанностям. Они не будут понимать свою работу так, как хотят, потому что главным условием станут должностные инструкции и устав компании.
Также нужно выстроить план, согласно которому следует планировать и анализировать работу каждого сотрудника. Хороший руководитель должен быть всегда в курсе того, какое количество времени тратит тот или иной человек на выполнение своих ежедневных задач.
В операционное планирование входят несколько этапов:
- оценка трудовых затрат;
- определение круга задач;
- текущие приоритеты.
Кроме того, необходимо заняться работой с целевой аудиторией, регулярно определяя клиентов, находящихся у вас в приоритете. Регулярно проводите собрания сотрудников с целью обсуждения ситуаций по каждому проекту. Будет полезным ведение общего файла, где содержится вся информация о клиентах вплоть до социологических опросов.
Благодаря регулярным рабочим совещаниям вы всегда будет в курсе того, что на самом деле происходит в компании. Приучите своих работников к тому, чтобы они публично делились с коллегами результатами своих профессиональных достижений. Это станет для них стимулом к самодисциплине и обеспечит серьёзный подход к выполнению ежедневных обязанностей. В сложных ситуациях прибегайте к коллективному «мозговому штурму». Он не только поможет выйти из трудного положения, но и сплотит сотрудников.
Подумайте о процессе адаптации для новичков. Новое рабочее место всегда является источником стресса для любого человека независимо от его профессиональной компетенции. Вам важно, чтобы адаптация нового коллеги произошла быстрее? Тогда позаботьтесь о том, чтобы человек всегда имел доступ к базовой информации, режиму работы, графику отпусков и другим текущим процессам.
Выгоды внутренней оптимизации
Выгоды внутренней оптимизации очевидны:
- вы приобретёт постоянных клиентов, так как сотрудники будут выполнять свою работу качественно и в нужный срок;
- работники будут в состоянии выполнять самостоятельные действия в ваше отсутствие; авралов на предприятии станет гораздо меньше, потому что один человек сможет спокойно заменить другого;
- новички будут адаптироваться быстрее, а значит, рабочий процесс станет гораздо лучше.
Таким образом, вы не только обеспечите рост доходов вашего рекламного агентства, но и приобретёте уважение в глазах коллег, которые не станут увольняться и по достоинству оценят создаваемые для них условия.
