Деятельность гражданина или компании, направленная на получение прибыли, не может обойтись без взаимодействия с третьими лицами: заказчиками, работодателями, контрагентами, исполнителями, подрядчиками и так далее. В большинстве случаев основанием для начала сотрудничества является заключение соответствующего договора; помимо этого документа, сторон, перед составлением контракта или уже в процессе работы могут оформлять другие — например, дополнительное соглашение о сотрудничестве между организациями.
Если исполнение работ, возложенное на одну из сторон сделки, связано с получением, обработкой или передачей конфиденциальной информации (что это такое, будет рассказано ниже), заказчику не помешает позаботиться о заключении соглашения о неразглашении: это позволит если не свести риски утери или неправомерного использования данных к нулю, то насколько можно их минимизировать — а значит, сохранить репутацию предприятия. В каких случаях нужно такое соглашение, как оно составляется и где скачать готовый образец — смотрите далее.
Когда нужно соглашение о неразглашении конфиденциальной информации?
Считается, что соглашение о неразглашении конфиденциальной информации необходимо составлять (одновременно с основным договором) при каждом намерении предприятия предоставить третьему лицу (работнику, подрядчику или партнёру) доступ к сведениям, не входящим в категорию публичных: персональным данным сотрудников, технологическим наработкам, фирменным рецептам и так далее. Подписание этого документа второй стороной равнозначно согласию не передавать любые из перечисленных сведений посторонним, включая конкурирующие организации и государственные структуры. В последнем случае соглашение о неразглашении конфиденциальной информации перестаёт иметь силу вследствие вынесения судом соответствующего постановления; предпринимателям следует учитывать этот момент и не возлагать все надежды на единственный документ.
Впрочем, как показывает российская судебная статистика, подписание соглашения, даже если речь идёт о сугубо коммерческих вопросах, не способных заинтересовать государство, не даёт стопроцентной гарантии безопасности передаваемых контрагенту сведений, а также, что особенно печально, крайне редко позволяет привлечь нарушителя к ответственности. Это совершенно логично: истцу, в роли которого в данном случае будет выступать заказчик или его представитель, придётся доказывать, что утрата данных или их передача конкуренту связаны именно с деятельность исполнителя работ. Сделать это по понятным причинам сложно, а иногда и вовсе не представляется возможным, тем более если доступ к информации есть не только у второй стороны сделки, но и у работников самой организации.
Важно: в зависимости от типа партнёрских отношений соглашение о неразглашении конфиденциальной информации может подписываться только одной или обеими сторонами. Последнее практикуется, когда каждый из контрагентов получает доступ к конфиденциальной информации, располагаемой другим.
Поскольку сторон договора может быть больше двух, соглашения о неразглашении конфиденциальной информации могут составляться в больших количествах; это дополнительная нагрузка на юридические отделы предприятий, которую необходимо планировать заранее, начав подготавливать документы раньше, чем основной договор. Как и коммерческое предложение, соглашение должно быть подписано каждой из сторон и, что крайне желательно, заверено печатями или штампами контрагентов.
Совет: хотя в отечественных реалиях соглашение о неразглашении конфиденциальной информации носит скорее воспитательный, чем прикладной характер, а разработка его структуры и окончательная проработка формулировок, в отличие от акта рекламации, занимает немало времени, не следует пренебрегать оформлением документа: в дальнейшем он может понадобиться самому заказчику, если на него подаст исковое заявление в суд физическое или юридическое лицо, чьи данные были украдены, использованы в неподобающих целях или обнародованы. Наличие подписанного исполнителем соглашения о неразглашении, даже если оно было нарушено, позволит доказать в суде, что сторона, в ведении которой находилась информация, приняла необходимые меры для обеспечения сохранности вверенных её сведений.
При составлении соглашения в первых параграфах текста необходимо указывать, к какому именно разряду относится защищаемая им конфиденциальная информация:
- Коммерческая тайна. Это сведения, напрямую относящиеся к деятельности организации:
- технические проекты и разработки;
- запатентованные методики, не находящиеся в открытом доступе;
- рецепты;
- другие продукты интеллектуальной собственности, принадлежащие предприятию;
- иная информация о деятельности предприятия, не подлежащая, в соответствии с государственными законами или политикой компании, раскрытию.
Важно: при составлении соглашения о неразглашении конфиденциальных данных необходимо также учитывать срок, на протяжении которого информация остаётся секретной. В случае коммерческой тайны его продолжительность определяется, если иного не предусмотрено действующим законодательством, решением руководителя компании: он может быть равен одному году с момента подписания бумаги, трём или пяти годам; в отдельных случаях хранение тайны может быть бессрочным, однако на практике такое требование заказчика практически неосуществимо — если, конечно, его тайна представляет хоть какой-нибудь интерес для посторонних.
- Служебная тайна. Это защищённые на законодательном уровне сведения, к которым имеют доступ государственные служащие:
- тайна следствия;
- тайна усыновления;
- военная тайна и другие.
Важно: в силу специфики работы с данными такая информация охраняется более тщательно, и за её разглашение как сотрудникам государственной структуры, так и представителям третьей стороны полагается наказание в соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации или Кодексом об административных правонарушениях.
- Профессиональная тайна. Данные, составляющие эту тайну, в отличие от служебной, могут быть доступны не только государственным служащим, но и работникам частных организаций, а также лицам, не имеющим доступа к служебной тайне, хотя и трудящимся в соответствующих организациях. Преимущественно к профессиональной тайне относятся персональные данные специалистов, находящиеся в ведении сотрудников отдела кадров, бухгалтерии, юридического отдела и архивных работников.
- Персональные данные. Проблема особенно актуальна, если соглашение о неразглашении конфиденциальной информации составляется компанией, основным предназначением которой является хранение и обработка соответствующих данных. Проще говоря, исполнитель работ, получающий на время их проведения доступ к базам данных, в обязательном порядке должен подписать соглашение — это в первую очередь важно для нанимателя: во время судебного разбирательства он, ссылаясь на имеющийся документ, сможет доказать, что предпринял необходимые меры для защиты информации. В таком случае ответственность за неправомерное использование персональных данных ляжет или на исполнителя работ (что по описанным выше причинам маловероятно), или, по крайней мере, будет снята с организации-заказчика.
Важно: в большинстве случаев, если дело не касается промышленного шпионажа или использования конфиденциальной информации в заведомо преступных целях, наказание провинившегося сотрудника можно ограничить служебным взысканием, не обращаясь в правоохранительные органы. Решение проблемы в рамках организации позволит избежать судебных издержек и оформления множества документов, в столь незначительном деле не представляющих ценности.
Как составить соглашение о неразглашении конфиденциальной информации?
Составление соглашения о неразглашении конфиденциальной информации — такой же творческий процесс, как выбор названия для ООО или написание благодарственного письма. Главное — максимально чётко сформулировать требования стороны, обладающей конфиденциальной информацией, к исполнителю работ, а также как можно более детально перечислить, какие именно сведения из располагаемых компанией входят в список конфиденциальных.
Совет: не стоит слишком увлекаться и вносить в список конфиденциальной информации все имеющиеся в распоряжении компании данные, иначе нанятым сотрудника сложно будет оперировать необходимыми сведениями.
В соответствии с общим порядком построения документов, соглашение, образец которого можно скачать по ссылке ниже, должно состоять из следующих частей:
- Заголовок. Собственно, название документа, его исходящий номер и дата составления.
- Вводная часть. Включает в себя сведения о подписывающих документ сторонах, а также цель оформления соглашения о неразглашении.
- Предмет соглашения. Здесь следует отобразить:
- обоснование режима конфиденциальности (опционально);
- список «секретных» сведений (возможно, более детальный);
- перечень ограничений на использование сведений (к примеру, их нельзя копировать, передавать по Интернету, распечатывать и так далее);
- список действий, которые с указанной информацией можно совершать в рамках соглашения (например, обрабатывать их на стационарных ЭВМ или перемещать на внешние жёсткие диски); этот раздел, исходя из принципа «что не запрещено, то разрешено», не помешает при составлении документа опустить.
- Обязательства сторон и общие положения. Здесь необходимо привести (в сокращённом или полном виде) регламент действий исполнителя работ (сотрудника, подрядчика).
- Ответственность сторон. Как можно догадаться, тут нужно перечислить, какие последствия ждут нарушителя соглашения. В большинстве случаев используются две меры: неустойка (если ничего серьёзного не произошло) или обращение в органы охраны правопорядка и в суд — оставаясь в рамках закона, пострадавшая сторона не сможет сделать большего.
- Заключительная часть. Размещается обычно сразу после раздела «Ответственность» (не стоит переносить её на отдельную страницу) и содержит:
- фактические и юридические адреса сторон;
- их контакты (телефоны, факсы, адреса электронной почты);
- подписи и печати сторон.
Важно: соглашение о неразглашении конфиденциальной информации может быть оформлено и в электронном виде. В таком случае вместо подписей и печатей (штампов) документ заверяется квалифицированными электронно-цифровыми подписями. Юридическая сила «бумажного» и электронного соглашения одинакова — любое из них может быть, к примеру, использовано в качестве доказательства во время судебных разбирательств.
Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации образец
- Скачать образец соглашения о неразглашении конфиденциальной информации .doc
Подводим итоги
Соглашение о неразглашении необходимо составлять, когда одна из сторон, располагающая конфиденциальной информацией, нанимает для выполнения определённых работ другую, предоставляя ей на это время доступ к секретным сведениям. Документ обязательно должен быть заверен подписями обеих сторон или квалифицированными ЭЦП, если составлен в электронном виде.
Не существует единого образца соглашения о неразглашении конфиденциальной информации. Его можно оформить в свободном стиле — главное, чтобы оно содержало перечень данных, не подлежащих разглашению, и инструкции для исполнителя по работе с этими данными. Правильно составленный и заверенный документ может в дальнейшем быть использован при обращении в правоохранительные органы или в ходе судебных разбирательств.
