При выдаче товара третьему лицу важно наличие соглашения между доверенным лицом и заказчиком, чтобы не пришлось оспаривать факт получения материальных ценностей в суде. Для предоставления права подписи закупочных документов сотруднику компании-покупателя оформляется доверенность на получение ТМЦ. Она бывает двух видов: регулярная и разовой закупки.
Порядок составления, структура документа и допустимый уровень полномочий грузополучателя определяются статьями 185 (о доверенности в целом) и 458 (о порядке передачи товарно-материальных ценностей) ГК РФ.
Когда выписывается доверенность на получение товара?
Руководителям крупных торговых организаций неудобно лично принимать товар и подписывать закупочные документы. При передаче сотруднику полномочий на работу с конкретным поставщиком на первого возлагается ответственность за порчу или отсутствие части ТМЦ.
Согласно Гражданскому кодексу доверенность может использоваться для подписания договора поставки товара, купли-продажи, накладной представителем поставщика или заказчика. Обе стороны должны быть зарегистрированы в качестве юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, причём производство и передача крепкой алкогольной продукции ИП запрещена по закону. Причины составления доверенности на получение ТМЦ:
- Передача товара на складе продавца (самовывоз).
- Передача товара на складе покупателя (поставка).
- Передача товара в пункте выдачи.
В последнем случае обязательно указывается список точек получения товара с полным адресом и контактами представителя поставщика. Предоставление сотрудником компании личных данных для оформления доверенности регулируется ФЗ 152 «О персональных данных». Если соответствующее соглашение не было получено от доверенного лица ранее (при трудоустройстве, заключении договора подряда, соглашения о поставках и т.д.), необходимо приложить его к основному документу.
Инвентаризационная опись – документ, отражающий наименование, количество и состояние имущественных объектов в пределах склада или цеха; используется для контроля внутренних перемещений товара. Если партия получена на склад по доверенности на выдачу ТМЦ, сотрудник, принимавший товар, вправе проводить опись по месту хранения в период действия документа. Аналогично может заверяться форма М-29 на списание материалов, популярная в строительстве. Выявление порчи или нехватки товара на этапе списания считается виной доверенного лица.
Важно: при подписании ТТН и обнаружении брака в процессе инвентаризации товара ответственность за порчу имущества несёт представитель заказчика. Оспорить наличие заводского брака после подписания закупочных документов можно только в суде.
Другая ситуация с товарно-транспортными накладными (ТТН). Перед подписанием документа представителем поставщика заказчик должен проверить состояние партии. При обнаружении порчи товара на этапе транспортировки убытки обеих сторон покрываются ответственным представителем поставщика.
Для передачи полномочий на подписания ряда документов, включая закупочные, может оформляться несколько доверенностей либо передаваться набор прав в рамках:
- Доверенности на представление интересов юридического лица;
- Генеральной доверенности на представление интересов физического лица.
В первом случае передаётся часть прав руководителя конкретной организации, во втором – права лица, подписывающего (в том числе) документы закупки на основании доверенности или в соответствии занимаемой должности (генеральный директор, менеджер по закупкам и т.д.). Если покупателями по договору являются несколько организаций с общим уполномоченным представителем, выдача доверенности на представление его интересов как физического лица избавляет от необходимости оформлять разрешение на приём ТМЦ от каждой компании.
Инструкция по заполнению доверенности на получение ТМЦ
Первичная документация (вне зависимости от назначения) обязательно должна содержать:
- Наименование.
- Номер (код).
- Дату составления.
- Основание совершения хозяйственной операции.
- Должности ответственных лиц, выступающих субъектами по договору.
Ежегодно на сайте Правительства и в открытой библиотеке унифицированных форм компании 1С публикуются бланки М-2/М-2а (доверенности на получение материальных ценностей). Особенности заполнения документов:
- Номер доверенности должен соответствовать внутреннему коду документооборота оформившей организации.
- Номер наряда и документа, подтверждающего факт закупки, должен соответствовать коду внутреннего документооборота поставщика и совпадать с кодом в платёжных документах заказчика.
- Дата получения может не совпадать с датой подписания ТТН, если опись товара производилась до оплаты или после документированной отгрузки партии.
- Срок действия доверенности: крайний срок последней поставки, подписываемой представителем компании, с учётом допустимых просрочек.
- Перечень ТМЦ заполняется по номенклатуре организации, выдавшей доверенность.
Совет: необходимо обращать внимание на годовые изменения образцов: появление новых полей в М-2/М-2а делает их обязательными для всех документов данного типа, оформляемых в год изменения стандарта. Если доверенность была оформлена на несколько лет, вносить изменения в документ при выходе нового бланка не нужно.
Бланк доверенности на получение материальных ценностей
- Скачать бланк доверенности по форме М-2 .doc
- Скачать бланк доверенности по форме М-2а .doc
Форма М-2 предназначена для оформления разрешения на однократное получение товарно-материальных ценностей, а М-2а используется при регулярной выдаче ТМЦ доверенному лицу сотруднику организации или партнёру.
Образец заполнения доверенности на получение товара
- Скачать образец заполнения доверенности на получение товара (форма М-2) .xls
Подводим итоги
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) не может выписываться в свободной форме. Допустимы шаблоны Госкомстата от 1997 года и бланки, изданные после принятия ФЗ 402. При использовании нестандартных образцов необходимо проверить структуру документа на соответствие требованиям ФЗ 402 и статьи 458 ГК РФ.
Шаблоны доверенностей делятся на 2 группы: разовая выдача товара и регулярная. Требования к составителю, доверенному лицу и предмету договора (ТМЦ) зависят от вида хозяйственной операции. Для составления доверенности на получение ТМЦ на территории РФ действительны формы М-2 и М-2а.
