Видов деловой корреспонденции достаточно много. Например, к таким типам посланий относят письма благодарности за сотрудничество или за оказанную помощь. Отправка подобных документов — одно из основных правил делового этикета.
Удачно составленное послание способно улучшить взаимоотношения партнеров — с его помощью удастся укрепить деловые контакты. Благодарственное письмо за оказанное содействие — дань уважения контрагенту или спонсору.
Структура благодарственного письма за оказанную помощь
Несмотря на большое распространение корреспонденции подобного плана, единых регламентов написания не создано. Письма с благодарностью за оказанную поддержку и сотрудничество можно составлять в произвольной форме, но желательно придерживаться определенных правил.
Конечная задача корреспонденции заключается в увеличении лояльности адресата. Текст имеет четкую структуру, которая выглядит следующим образом:
- Обращение.
- Информационная часть.
- Пожелание.
- Подпись отправителя.
Учитывается и стиль повествования. Следует избегать официального тона. Он больше подходит для других видов корреспонденции, например для гарантийного письма по оплате или коммерческого предложения.
К адресату лучше обращаться по имени и отчеству. Само благодарственное письмо за оказанную помощь нужно начать со слова «уважаемый». В тексте местоимение «Вы» необходимо писать с большой буквы (сейчас нередко отходят от такого правила, но лучше использовать именно классический способ это подчеркнет уважительное отношение к адресату).
Указывается конкретный пример сотрудничества или оказанной помощи. Благодарственный текст пишется эмоциональным тоном. Предложения нужно «разбавлять» прилагательными, от формальностей следует отказаться.
Обязательная часть, о которой иногда просто забывают. Поблагодарить человека мало, нужно еще пожелать что-либо приятное (например, развития бизнеса или успешного поиска инвесторов для реализации идей). Последнее пожелание отлично подойдет для руководителей небольших фирм, стремящихся к росту или внедряющих новые технологические решения.
Хотя благодарственное письмо за оказанную помощь и не является юридически значимым документом, его все равно необходимо сопроводить подписью руководителя компании и печатью. Это придаст корреспонденции законченный вид и сделает ее более официальной.
Важно: писать «с уважением» в конце письма обязательно. Этот пункт нельзя упускать из внимания ни в коем случае.
Тексты благодарственного письма за оказанную помощь
Послания такого формата можно составить самостоятельно или посмотреть на конкретные примеры и адаптировать их под свою ситуацию.
Уважаемый Александр Иванович!
Руководство детского сада №75 благодарит Вас за оказанную финансовую поддержку. С Вашей помощью удалось в кратчайшие сроки выполнить все ремонтные работы в игротеке и купить новые игрушки.
Желаем Вам крепкого здоровья и успехов в бизнесе! Будем рады видеть на открытии отремонтированных помещений!
С уважением, заведующая детским садом №75 Трофимова Ольга.
Уважаемый Семен Аркадьевич!
Отдел рекрутинга ООО «Проект+» благодарит Вас за содействие в поиске кадрового состава. Рекомендованные Вами сотрудники отличаются высоким профессионализмом и нестандартным способом решения сложных задач.
Желаем успехов в развитии Вашего кадрового агентства и надеемся на продолжение сотрудничества в дальнейшем!
С уважением, начальник отдела кадров ООО «Проект+» Павлов Андрей.
Уважаемая Екатерина Александровна!
Руководство благотворительного фонда «Забота» выражает Вам искреннюю признательность за приобретение подарков к Рождеству для воспитанников детского дома №2. Пусть теплые слова ребят и их радостные улыбки помогут воплотить в реальность все Ваши планы.
Желаем Вам успехов в бизнесе и крепкого здоровья!
С уважением, руководитель фонда «Забота» Николаева Александра.
Уважаемый Сергей Степанович!
Компания «Чистая вода» благодарит Вас за помощь в продвижении наших инновационных фильтров на рынке региона. Продажи нашей продукции через Вашу торговую сеть сделают чистую питьевую воду для людей доступнее.
Желаем Вашему бизнесу постоянного развития и роста! Будем рады продолжить сотрудничество и в реализации нашего нового продукта — комнатных воздухоочистителей.
С уважением, директор по маркетингу ООО «Чистая вода» Мальцев Петр.
Уважаемый Анатолий Николаевич!
Руководство школы №125 благодарит Вас за организацию экскурсии для старшеклассников по Вашему предприятию. Ребята узнали много новой и интересной информации, познакомились с технологическим процессом на фабрике.
Желаем Вашему бизнесу дальнейшего процветания! Будем рады видеть Вас в числе почетных гостей на выпускном вечере!
С уважением, директор школы №125 Семенова Ольга.
Уважаемый Сергей Степанович!
Я, как руководитель компании «СервисСтрой», благодарю Вас за оказанное финансовое содействие! Ваша помощь в открытии кредитной линии для моей фирмы позволила провести быстрый расчет с поставщиками и подрядчиками.
Желаю успехов в развитии Вашего кредитного центра! Буду рад продолжить сотрудничество!
С уважением, директор ООО «СервисСтрой» Тихомиров Анатолий.
Уважаемая Анна Вячеславовна!
Коллектив частного детского сада «Солнышко» благодарит Вас за помощь в подборе помещения. Ваше своевременное содействие ускорило процесс открытия.
Желаем Вам только позитивных и надежных клиентов! Надеемся продолжить сотрудничество с Вашим агентством недвижимости.
С уважением, директор ООО «Солнышко» Сергенюк Надежда.
Способы доставки благодарственного письма за оказанную помощь
Письма за оказанную помощь нужно также правильно доставить до адресата. Способов сделать это достаточно много:
- Вручить лично.
- Отправить с курьером.
- Послать через Интернет.
- Воспользоваться услугами почты.
Каждый метод имеет свои достоинства и недостатки.
Отличный способ доставки в том случае, если адресат с отправителем находятся в одном населенном пункте. Вручить документацию лично можно и в ситуации, когда осуществлялась денежная помощь от богатых людей. Такой подход позволит наладить контакт со спонсором и провести беседу в неформальной обстановке.
Важно: само письмо в данном случае лучше написать на типовом бланке фирмы.
Этот способ доставки уместен для контрагентов, расположенных в соседнем регионе. Конечно, за услуги курьера придется доплатить отдельно.
Самый простой и быстрый способ доставить благодарственное письмо. Отлично подходит для компаний, расположенных в удаленных друг от друга регионах. Отправлять послание в этом случае нужно на личную почту адресата (директора фирмы или любого другого лица, которому предназначается письмо). Если ее нет, то подойдет email самой организации.
Использовать не рекомендуется. Доставка очень долгая. Письмо может также затеряться, да и лишний раз стоять в очереди в отделении почты мало кому захочется.
Пример оформления благодарственного письма за оказанную помощь
Подводим итоги
Благодарственные письма за оказанную помощь позволят наладить взаимоотношения между контрагентами. При этом сказать «спасибо» можно не только за материальные блага, но и за иные виды ресурсов (например, за оказанную юридическую консультацию или быстрое переобучение сотрудников).
Написать письмо можно на компьютере или от руки. Конечно, в последнем случае задачу лучше доверить сотруднику, обладающему каллиграфическим почерком. Иначе должного эффекта благодарственный текст не вызовет.
