Процедура оформления командировки день в день

Большинство компаний нуждаются в отправлении сотрудников в деловые поездки, и иногда командировка происходит день в день. Законодательство не запрещает подобное, главное – чтобы оформление командировки было официальным, в соответствии с правилами, и тогда проблем возникнуть не должно. Когда поездка длится не более суток, у работодателя возникают вопросы по поводу того, как выплачивать деньги. Существуют и другие важные моменты, которые необходимо иметь в виду.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

О сроках

Деловые поездки могут иметь разную длительность и быть как по стране, так и за рубежом. Сроки определяются индивидуально для каждой ситуации и зависят от поставленной задачи. Законодательством не установлен минимальный период, на протяжении которого длится командировка. Учитывая тот факт, что ограничений по срокам нет, человека можно отправить в поездку даже на 1 день.

Существует максимальный срок, дольше которого путешествие не может продолжаться. В 2021 году он составляет 40 дней, и если командировка еще не окончена, то потребуется искать выход из ситуации. В данный срок входят и выходные дни независимо от того, трудился тогда человек или нет. Если он не укладывается в срок, можно одну поездку открыть, а затем сразу издать приказ по поводу второй. Выходит, что у сотрудника две командировки идут подряд.

В любом случае, независимо от количества дней, компания должна сделать выплату по поездке. Также путешествие должно быть официально оформлено, даже если оно длится всего сутки. В ином случае не удастся выдать командировочные и сделать компенсацию за понесенные расходы, касающиеся деловой поездки.

Кого не отправляют

Не каждого работника разрешается отправить в деловую поездку, даже если она укладывается в один день. Прежде чем будут оформляться документы, необходимо убедиться в том, что конкретного работника разрешается направлять в командировку. В ином случае потребуется подбирать другого сотрудника, чтобы не возникло проблем с законом.

В командировку нельзя направить следующих лиц.

1. Женщин в период беременности, даже если они еще не вышли в декрет.
2. Сотрудников, возраст которых меньше 18 лет.
3. Работниц, у которых есть дети младше 3 лет. Их можно отправить в поездку только в том случае, если будет письменное согласие от женщины.
4. Мужчин, у которых есть дети до 3 лет. При этом у ребенка нет матери. Тогда тоже понадобится письменное согласие.
5. Людей, трудящихся по ученическому соглашению.
6. Людей, обеспечивающих уход за больным родственником или инвалидом. Необходимо доказать данный факт с помощью медицинского документа.

Важно! Если начальник не знает закона, это не освобождает его от ответственности. Следует изучить законодательство, узнать, считаются ли командировкой дневные поездки, уточнить, кого нельзя направлять в поездку. Тогда не придется нести наказание за нарушение трудового кодекса.

Если оформляется деловая поездка (к примеру, на беременную женщину), можно ограничиться штрафом. Однако наказание может быть и более серьезным, если компания уже нарушала закон. Причем отвечать придется даже за один день командировки, так как срок не облегчает меру за нарушение.

Наказание бывает следующих видов.

1. Должностное лицо штрафуется на сумму до 5 000 рублей.
2. Юридическое лицо обязано заплатить от 30 000 до 50 000 рублей. Возможно, придется приостановить деятельность сроком до 3 месяцев.
3. Если ранее нарушалось трудовое законодательство, человека могут снять с должности от 1 до 3 лет.

Если выбранного сотрудника для поездки нельзя считать относящимся к тем, кого не направляют в деловые путешествия, потребуется перейти к оформлению. Даже однодневную командировку необходимо фиксировать и оплачивать по всем правилам.

Процесс оформления

Работодатели задают разные вопросы по поводу поездок, которые длятся всего один день. Например, может интересовать, положены суточные или нет. Также некоторые считают, что подобные путешествия оформляются как-то иначе. На самом деле принцип такой же, как и в случае длительной поездки. Разберемся, как оформить командировку.

1. Начальник отдела обращается к директору и объясняет, почему работника нужно отправить по делам. Заполняется служебное задание по законодательной форме, указываются цели и задачи командировки.
2. Далее издается приказ руководителя компании.
3. Раньше нужно было создавать командировочное удостоверение, но сейчас необходимости в нем нет – достаточно вышеперечисленных действий.

Компанией выплачиваются средства на дорогу, и сумма рассчитывается для конкретного случая. Поэтому работник может не переживать, поездка будет оплачена. Многие знают, что ежедневно начисляются суточные, однако в данной ситуации путешествие продолжается не дольше 1 дня. Рассмотрим все, что касается денег.

Об оплате

Суточные оплачиваются всегда, когда сотрудника направляют в поездку по делам. Их общий размер зависит от того, сколько дней человек будет заниматься рабочими вопросами. Если он вернется домой раньше, чем пройдет 24 часа, то суточных не будет. При поездке, длящейся ровно 1 день, необходимо их начислить.

Что касается налогообложения, то его платят в том случае, если суточные выше установленной нормы. На данный момент налог не берется со следующих сумм:

• поездки по Российской Федерации – до 700 рублей в день;
• поездки за границей – до 2500 рублей.

Все, что выше, подлежит налогообложению.

Говоря о том, как оплачивается командировка на один день, нужно учесть следующее. Компания выделяет деньги на билеты, чтобы добраться до места назначения, а также погашает расходы, касающиеся аренды комнаты или номера в отеле. Отдельно может быть необходимость погасить затраты, касающиеся дела, – например, телефонные звонки, интернет.

Но компания не обязана погашать расходы, не относящиеся к работе. Если человек захочет посетить бассейн или ресторан, он должен платить из своего кармана. То же самое касается экскурсий и других развлечений. Поэтому не следует возмущаться, если юридическое лицо не оплатило данные затраты.

Законодательством принято выдавать аванс, который нужно потратить на поездку. Сумма определяется по примерным расчетам компании. В большинстве случаев не удается правильно подсчитать размер затрат, и денежных средств может не хватить. В подобной ситуации человеку возместят ту сумму, которая получилась сверх аванса.

Иногда часть денег была не использована. В подобной ситуации разницу придется вернуть компании. Если же человек уложился ровно в выделенную сумму, то ничего отдавать или получать не нужно.

После путешествия необходимо составлять авансовый отчет, где указывается, на что и сколько работник потратил денег. Нужно приложить к нему документы, подтверждающие расходы (квитанции, билеты и т.д.). Доказывать не надо только использование суточных выплат, а для остальных затрат следует сохранять чеки.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!