Как правильно составить график отпусков, когда утверждается

В конце года всегда изучают результаты достигнутого, в числе прочих, встает вопрос о том, как составить график отпусков. Те, кто работает официально, вправе оформить отпуска каждый год. Но чтобы не получилось так, что все сотрудники уйдут отдыхать, необходимо установить порядок составления графика отпусков. Он гарантирует права сотрудников, а также защищает и того, кто предоставляет рабочее место.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Содержание

Понятие графика

График является расписанием отпусков на каждый год. Его составляют для установления определенной очередности и обеспечения нахождения сотрудников на работе. Имеются правила составления графика отпусков. Его делают единожды в год, и изменения в дальнейшем не вносят, за исключением сроков. Если же необходимы изменения в график отпусков, то следует обратиться с соответствующим документом к руководителю компании, который, в свою очередь, решает этот вопрос, советуясь с администрацией предприятия и профсоюзом.

График отпусков должен быть утвержден при согласии работников и, естественно, исходя из особенностей работы предприятия. Так, внутренним документом устанавливается численность сотрудников, которые одновременно вправе быть в отпуске.

Составление графика отпусков начинают в ноябре, а утверждают его не позднее чем 16.12 для следующего года. Это условие зафиксировано в ТК РФ. Если в этом году принимают других сотрудников, то о них данные в график отпусков на очередной год не заносят. Работники договариваются об этом непосредственно с действующей в компании администрацией.

Иногда возникает вопрос о том, обязателен ли график отпусков на небольшом предприятии. Следует учитывать, что вне зависимости от количества работающих в ней сотрудников, данный документ носит обязательный характер. В соответствии с ТК РФ он необходим и для сотрудника, и для организации, предоставляя обеим сторонам соответствующие гарантии. В то же время им определяется очередность отдыха. Если же не соблюсти параметры предоставления отпусков, то организация рискует быть оштрафованной после проведения проверки трудовой инспекцией.

Права работников

Когда утверждается график, следует учитывать и то, что какие-то категории вправе иметь отпуск в заданный промежуток времени. Так, для женщин, у кого имеется двое детей, возраст которых меньше 12 лет, получают право на летний отдых в первоочередном порядке. Так же льготы выделяются для отцов, являющихся одиночками, ветеранов труда и военных действий, несовершеннолетних работников, попечителей, Героев страны, Сов. Союза, а также кавалеров ордена Славы. Супруги военнослужащих могут уходить на отдых со своей работы вместе с ними.

Правильное составление документа

Графики отпусков относятся к внутренним документам организации. Они составляются по определенной форме. Свой график отпусков на очередной год имеет каждое отделение компании. Такая схема является наиболее удобной, так как руководители имеют возможность строить свои графики, исходя из разных показателей и параметров, а также потребностей нормального функционирования отдела. Кроме того, вслед за ними, в отделе кадров вносят корректировки, если в них имеется необходимость, и передают на обсуждение сотрудникам, которым пришлось сдвинуть время отдыха. После того, как все споры решены, документ снова отдают в отдел кадров. Тогда происходит утверждение графика отпусков во всей компании.

В компаниях небольшого масштаба, где сотрудников немного, обычно кадровики проводят опрос, чтобы понять и учесть пожелания каждого сотрудника. Чтобы не возникло проблем, инспекторы советуют опрашивать их не только в устной форме, но и составить документ, который каждый подписывает. Таким образом, будет иметься документальное подтверждение того, что сотрудник не имеет никаких возражений против того или иного времени предоставляемого отдыха. Затем составляется график, который подпишут руководители отделений.

Что нужно учесть

Кадровики, задавшись вопросом о том, как правильно составить график отпусков, должны все сделать согласно действующему законодательству. При этом учитывают следующие факторы:

стаж;
категории работников;
дополнительные периоды;
2 отпуска;
очередность;
режим совместительства;
неиспользование предыдущего отпуска;
поступление в ВУЗ;
продолжительность отдыха.

Право на отдых появляется у работников, числящихся в компании более полугода. Если в течение этого времени сотрудник уходил в отпуск за свой счет без сохранения зарплаты или из-за ухода за детьми, то этот период не идет в стаж, благодаря которому есть право на отпуск. В этих случаях после согласования сторон время отдыха могут перенести, так как сотруднику нужно доработать свой стаж, определяющий отпуск.

Отпуск каждый год получают отдельные категории работников вне зависимости от своего стажа. К ним относятся: несовершеннолетние, беременные женщины, усыновители малышей до трех месяцев. В некоторых ситуациях оформление соответствующего графика отпусков у этих работников получается. В иных случаях он предоставляется до истечения шести месяцев работы в компании по заявлению сотрудника и после согласования с управлением компании. Положения Трудового кодекса сегодня предусматривают возможность получения отпуска в зависимости от времени отработки.

Во многих компаниях предусматриваются и дополнительные отпуска. Особенно часто в них появляется необходимость тогда, когда труд связан с тяжелыми условиями. Тогда вносят в режим отпуск, но использовать его можно так же в зависимости от отработанного времени.

Сразу два отпуска предоставляют за один год работникам, приступившим к трудовым обязанностям в конце года, к примеру, в октябре или ноябре. Тогда они вправе получить отдых в мае или июне. Так же обязательным будет еще один период до окончания года. Но по желанию он может воспользоваться этим правом и в другие годы. Период для этих отпусков должен быть определен еще на стадии проекта подготовки графика.

При очередности кадровики руководствуются, как пожеланиями сотрудники, так и тем, есть ли в компании те, кто имеет первоочередное право, согласно ТК РФ. Составляют соответствующий список и в дальнейшем ориентируются на пожелания этих лиц.

Для сотрудника кадровой службы, утвердившего график, известно, что работники, трудящиеся на основе совместительства, уходят в отпуск в одно время, которое устанавливается на главной работе. Это нужно также учитывать.

Тем, кто не использовал свой отдых в прошлом году, так же предоставляется первоочередное право выбора.

Те сотрудники, которые планируют поступать в ВУЗ, а также родители, чьи дети являются выпускниками школы, вправе выбрать отпуск тогда, когда захотят. В особенности, это относится к тем компаниям, которые функционируют в условиях Крайнего Севера, и при котором их дети учатся в ином регионе.

Законом определен период отпуска в 28 дней. Но в некоторых случаях он может быть больше. В частности, такое право возникает у несовершеннолетних, педагогов, инвалидов, пожилых лиц, государственных и муниципальных служащих, судей, сотрудников прокуратуры, покуроров, следователей, налоговиков, полицейских, служащих таможни, членов СФ, депутатов Госдумы и их помощников, лиц, работающих с хим. оружием и спасателей.

Форма Т7

График отпусков в настоящее время утверждается в соответствии с формой Т7, принятой еще в 2001 году. Есть сотрудники кадровой службы, которые предпочитают оформлять документ и в свободной форме. Однако, лучше воспользоваться той, которая является универсальной. Кроме того, она будет служить в качестве финансового документа, при которой выплачиваются отпускные.

Но иногда, если отпуск нужно разбить на части, могут появиться трудности, так как в данной форме таких манипуляций не производится. Тем не менее, проблема может быть решена и по-другому. Так, вводят дополнительные строки или добавляют еще одну графу. Другие работники кадровой службы предпочитают, помимо составленного графика, добавить лист.

А тех, кого интересует вопрос о том, нужен ли приказ для разработки и утверждения графика, можно успокоить: не нужен. Уже в самой форме, в шапке которой указано «Утверждаю», когда руководитель организации подписывает документ, он, по сути, и может утвердить график отпусков как на отдельном документе.

Профсоюзы

Форму делали согласно КЗоТ и нынешнему ТК РФ, поэтому документ имеет согласование и с профсоюзом. Несмотря на то, что ТК РФ не обязывает компанию сопоставлять график с профсоюзом, при наличии данной организации, ее мнение учитывается. Если же она отсутствует, то эти сведения пишут в шаблоне документа.

Так же согласование производится на стадии разработки документа, то есть после того, как он составлен и определен, но еще не подписан работодателем. После того как руководитель завизирует документ, он не может быть оспорен.

Возможно ли перенести период отдыха?

Важно! Если в какой-то момент работник не уходит в отпуск по той или иной причине, то, согласно Трудовому кодексу, он пишет соответствующее заявление. Если будет получен положительный ответ, то кадровик обязан внести корректировки.

Если отдых отменяется из-за того, что нужно находиться на производстве, либо сотрудник отзывает отпуск, то вносится соответствующее примечание в график отпусков на следующий год.

Советы и рекомендации

При возникновении вопроса о том, как составить график отпусков, нужно учитывать следующее.

Заместитель не уходит в отпуск в одно и то же время вместе с директором.
В каждом отделе определен список или количество лиц, которые необходимы для обеспечения нормального производственного процесса.
Работники, специализирующиеся в одном направлении, не вправе отдыхать одновременно.
Отпуск, составляющийся из частей за несколько лет, не стоит делать слишком большим. Лучше его использовать по частям.
Не нужно составлять график отпусков так, чтобы обязанности за работника, находящегося на отдыхе, были возложены на того, кто вправе уйти во внеочередной отпуск.
Чтобы избежать изменения в график отпусков, лучше уточнять все детали, как с работниками, так и с работодателями заранее, а также делать такую разбивку, которая устроит сразу всех.