Составление штатного расписания вызывает немало вопросов у компаний. Не все знают, как часто его нужно обновлять, является ли оно обязательным, а также как правильно вносить сведения. Штатное расписание является важным документом, регулирующим многие важные моменты. Оно содержит сведения о подразделениях организации, вакансиях и трудящихся специалистах. На предприятии оно должно присутствовать, и составляется определённым образом. Полезен будет образец перед глазами, однако, и без него можно справиться.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Важные моменты
Нередко возникает вопрос, для чего нужно штатное расписание. В первую очередь оно используется для формирования штатной структуры в соответствии с Уставом предприятия. В документ включён перечень подразделений компании, список должностей, названия специальностей и профессий с уточнением квалификации. Также должно быть указание количества штатных единиц.
Говоря о том, как составить штатное расписание, следует упомянуть про специальную унифицированную форму Т-3. Она утверждена Постановлением Госкомстата России и должна использоваться для данной цели. Оформлять этот документ должен уполномоченный работник, который знает основные правила.
Действия штатного расписания заключаются в следующем. В первую очередь, оно позволяет осуществить оптимизацию и упорядочивание работы организации. С помощью него можно увидеть точную структуру компании, благодаря чему будет удобно контролировать состав сотрудников. Также можно отследить оплату труда и размеры надбавок. Если же появятся вакансии, то будет легче подбирать персонал.
Часто люди интересуются, есть ли необходимость в штатном расписании? Однозначно нельзя сказать, должно оно быть, или же можно обойтись без этого документа. С одной стороны, ни в одном нормативном акте не упоминается про то, что руководитель должен ввести штатное расписание в компании. С другой стороны, в Трудовом кодексе говорится, что данная бумага регулирует функции сотрудников и оплату труда. Также в контракте, который подписывают новые работники, говорится, что обязанности выполняются в соответствии со штатным расписанием. Отсюда и возникают противоречия, касающиеся данного вопроса.
Важно! Можно сделать вывод, что разработка штатного расписания всё-таки потребуется. Потому как без него возникнут проблемы, как с сотрудниками, так и с государственными службами.
Отметим, что Фонд социального страхования может запросить этот документ, если будет проводить выездную проверку. Потому как по нему можно посмотреть, правильно ли начислялись страховые взносы. Помимо этого, бумага позволяет рассчитать страховой стаж людей, проверить правильность обложения налогами. Если же окажется, что в организации нет специального расписания, то подобное могут счесть за нарушение законодательства. Из-за этого имеют право оштрафовать на 50 000 рублей.
Именно поэтому стоит знать, как правильно составить штатное расписание в 2021 году, чтобы избежать проблем. Его формирование обычно не требует прикладывать особые усилия. Однако сделать всё нужно правильно и своевременно.
Правила составления
Прежде всего, стоит разобраться с тем, кто именно разрабатывает документ. В законодательстве ничего не говорится по поводу того, какой человек обязан составлять расписание штата. Именно поэтому компания может самостоятельно определить ответственное лицо. Им может выступить сам начальник, при этом он имеет право определить специалистов, которые будут помогать в этом деле.
Полезно будет привлечь к задаче кадровиков, бухгалтера, юристов и экономистов. Отметим также, что можно полностью поручить это дело отделу, организующему труд и зарплату. Подобные обязанности можно прописать в трудовом договоре конкретного человека.
После составления штатного расписания потребуется его утвердить. Сделать это может только начальник или же специалист, которому поручили данную задачу. Понадобится издать приказ с указанием реквизитов документа. Также обязательно нужно уточнить дату утверждения и вступления в силу. Они, к слову, могут и отличаться, как правило, начинает действовать бумага немного позже.
Для оформления документа нужен будет специальный бланк. Для составляющих людей потребуется его заполнить по определённой форме, которая актуальна в текущем и в 2021 году. Начинать нужно с «шапки», где указывается название компании, причём, наименование нужно писать как в свидетельстве о регистрации. Далее пишется код ОКП, номер и дату заполнения. Можно увидеть поле «Штатное расписание на период», и здесь указывается, когда бумага вступит в силу.
Далее идёт основная часть, и составляется она с нумерацией граф. Всего их должно насчитываться 10 штук, и заполнить надо каждую. Разберём подробно, что в них должно быть.
Список граф:
- Название. Нужно написать структурное подразделение, филиал, представительство, расположив согласно иерархии.
- Код. Пишется точный код подразделения в компании.
- Должность, квалификация работников. Отметим, что указывать надо так, как прописано в трудовом контракте.
- Количество штатных единиц. Писать нужно, опираясь на должности. Если присутствуют неполные единицы, то в этом случае писать нужно в долях. Наличие вакантных мест тоже необходимо упомянуть.
- Тарифная ставка. Уточняется оклад, тариф, процент от прибыли. Всё зависит от того, каким способом людям насчитывается зарплата. Стоит помнить, что размер не должен быть ниже минимального, установленного государством.
- Графы под номером 6, 7 и 8 содержат сведения о надбавках. Учесть нужно всё, даже компенсации и стимулирующие. Писать можно как конкретные суммы, так и проценты от оклада.
- Девятая графа должна содержать сведения об общей сумме дохода с учётом ставки и надбавок. Сумма указывается в рублях или же процентах.
- Последний раздел служит для примечаний. Когда их нет, можно просто не заполнять.
Теперь останется только оформить строчку «Итого». Понадобится подсчитать имеющиеся показатели. Указать число штатных единиц, размер окладов, надбавок. После этого необходимо подать расписание начальнику для подписи. Что касается печати, то правила не обязывают её ставить.
Внесение изменений
Рано или поздно может потребоваться восстановить или изменить документ. Произойти подобное может через несколько месяцев или на следующий год. Ведь если бумага существует несколько лет, то за это время в компании может произойти немало изменений. Делает поправки уполномоченное лицо при наличии причин. Поводом для подобного может послужить, например, увольнение человека, повышение или понижение заработной платы, сокращение подразделения и т.д.
Уполномоченное лицо должно либо создать и утвердить новое расписание на текущий год, либо изменить уже имеющееся. Во втором случае понадобится издать приказ, где будет говориться о причине поправок, а также требующихся обновлениях. Когда компания делает изменения, то об этом нужно сообщать работникам. При необходимости, также потребуется вносить записи в трудовые книжки.
Восстановление документа более сложный и длительный процесс. Рекомендуется учитывать хронологический порядок периодов. Следует воспользоваться расчётными ведомостями, потому как в них фиксируются изменения в оплате труда, должностях и подразделениях. Иногда проще не восстанавливать, а утверждать новое, если за год слишком много произошло перемен.
Хранение
Существует определённый срок хранения штатного расписания. Компания обязана знать, сколько именно лет составляет данный период. Безусловно, само расписание должно храниться в организации, причём, по месту разработки и утверждения. Нужно беречь и те документы, которые относятся к данной официальной бумаге.
Можно однозначно сказать, что хранится штатное расписание до тех пор, пока функционирует компания. Поэтому его нельзя терять или намеренно уничтожать. А вот сопутствующие документы хранятся не менее 5 лет, но можно оставлять их и на более длительный срок. Тоже самое можно сказать и о проектах штатного расписания.
Переписка, делающаяся для разработки, должна оставаться в организации не менее трёх лет. Если работодатель не станет соблюдать данные правила, то тогда при обнаружении данного факта придётся ответить перед законом. Именно поэтому не следует игнорировать установленные правила, которые касаются абсолютно всех компаний. Иначе потребуется выплачивать штраф, который начисляется как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Размер суммы зависит от конкретного случая, но всё равно ответственности не удастся избежать.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!