Правила использования уведомления о получении трудовой книжки при увольнении, образец которого находится в свободном доступе, известны всем кадровикам. Ведь не все уволенные граждане знают о том, что начальник несет ответственность за невыдачу ТК.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Ответственность работодателя
ТК должна быть выдана подчиненному не позднее его последнего рабочего дня. Естественно, в трудовой книжке должны быть сделаны все необходимые записи. Если документ остается у работодателя, то он несет за это определенную ответственность (ст. 232 ТК РФ). Дело в том, что без ТК гражданин не может устроиться на другое место работы. Поэтому наниматель обязан будет компенсировать ему материальный ущерб.
Проблема заключается в том, что некоторые недобросовестные граждане именно так и поступают. Они оставляют документ у бывшего начальника на полгода, а затем отправляются в суд. Поэтому начальник должен обезопасить себя от дальнейших притязаний со стороны бывшего подчиненного. Для этого следует как можно быстрее передать его владельцу, сохранив при этом все доказательства законности своих действий.
Как отдать трудовую книжку
Если уволенный сотрудник не забирает оставленные бумаги, то работодателю необходимо сразу составить соответствующий акт. Этот документ подтвердит, что подчиненный совершил дисциплинарное нарушение, вследствие чего его ТК осталась в организации.
Уволившийся работник мог просто забыть о своей обязанности и не забрать ТК. Тогда работодателю нужно связаться с ним по телефону или электронной почте и напомнить о необходимости забрать трудовую книжку.
Если бывший подчиненный не явился за бумагами в течение 3 дней, то наниматель обязан составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении работника, образец которого легко взять в кадровом отделе. Оно содержит следующую информацию:
- ФИО работника;
- сведения о его увольнении (с датой);
- сведения о том, что он не забрал ТК;
- требование забрать трудовую книжку.
Также должно быть сказано, что адресат может получить трудовую книжку по почте. Правда, для этого потребуется его письменный запрос. Уведомление о получении трудовой книжки должно быть составлено в нескольких экземплярах. Два уведомления необходимы, так как одно включается в личное дело, а второе отправляется бывшему сотруднику.
Отправка уведомлений регулируется ПП №225 от 16.04.2003 г. Этот нормативный документ установил правила хранения и выдачи ТК работодателями. Помимо этого, им установлена и форма этого документа.
После того, как трудовая книжка будет отправлена по почте, руководитель больше не несет ответственность за невыдачу документа. Но для того, чтобы доказать, что отправка трудовой книжки по почте была осуществлена, потребуется:
- опись вложения;
- квитанция;
- подтверждение, что письмо было получено.
Все эти бумаги, согласно правилам делопроизводства, должны быть зарегистрированы как входящая корреспонденция. После чего их сохраняют в личном деле подчиненного.
Справка: если подчиненный попросил прислать документ, то трудовая книжка должна быть отправлена по почте заказным письмом. Отправлять желательно не позднее следующего дня после получения разрешения.
Отправка
Проще всего передать ТК работнику заказным письмом с описью и т. д. Когда адресат получит его, то отправителю придет соответствующее подтверждение. А это может стать неоспоримым доказательством в суде, если подчиненный решит взыскать с бывшего начальника материальную компенсацию за невыдачу ТК вовремя.
Но для начала бывший руководитель должен получить разрешение (причем письменное) на пересылку от владельца. Заявление на получение его по почте можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы были указаны название организации, ФИО нанимателя и заявителя, а также просьба вернуть ТК по почте. Заявление обязательно датируется и подписывается.
Но если компания разработала собственную форму такого заявления, то следует обратиться в отдел кадров и ознакомиться с образцами. После того, как наниматель получит заявление, с него снимается копия и подшивается в личное дело отправителя. И только после этого руководитель имеет право переслать ТК ее собственнику.
Если отправленное письмо вернется отправителю, то необходимо составить бумагу о его возврате. Акт должен содержать даты отправки и получения письма, а также печать почтового отделения. Бланк этого документа можно взять на почте.
Перед тем, как получить трудовую книжку по почте, уволенный гражданин должен связаться с бывшим начальником и дать разрешение на отправление. Но лучше не доводить процедуру увольнения до конфликта, а забрать бумаги тогда, когда положено.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!